Trabajo en equipo para Presentar los Beneficios del Mantenimiento, como debe ser

En este número tenemos a Dilbert con viñetas sobre la Evaluación de Logros, Tutorial sobre el Primer Principio de la Termodinámica y un ejemplo de cómo realizar una Presentación de los Beneficios del Mantenimiento.

En la sección de Dilbert hablamos sobre

¿Cómo evaluar nuestro Rendimiento?

En estos casos y como veremos luego en la tira sobre un Informe de Beneficios del Mantenimiento es importante

Saber Venderse

saber venderse para beneficios del mantenimiento

Pero claro no siempre nos dan esa oportunidad, pues muchas veces nuestros gestores contraatacan pidiéndonos nuestra opinión sobre él y se debe ser

Ser Sincero y ¿Conciliador?

sinceridad y beneficios del mantenimeintoEn relación al

Tutorial

de esta semana de nuevo nos adentramos en la termodinámica, si bien en uno de sus Principios Universales como es el Primer Principio de la Termodinámicaque establece las variables que regulan el comportamiento energético de cualquier sistema físico en su evolución entre varios estados futuros. Seguro que la nomenclatura te resulta liosa pero luego en la práctica se simplifican las cosas, por esto te recomiendo revisar este tutorial sobre el Primer Principio de la Termodinámica.

teoría para beneficios del mantenimiento

Seguro que en vuestra actividad profesional habéis tenido que preparar en más de una ocasión un informe con los

Beneficios del Mantenimiento.

Este es el caso que se plantea en este número del boletin puesto que una

Importante Compañía del Sector Eléctrico

delegó en nuestra empresa la responsabilidad del diagnóstico y gestión de los beneficios del mantenimiento en su sistema de preventivo basado en inspección.

beneficios del mantenimiento

Para ello establecimos unos determinados períodos de envío de datos, tomados por los inspectores de la empresa eléctrica, y una frecuencia en el envío de los informes de diagnóstico. De este modo estuvimos trabajando un par de años desde que se comenzó con la implantación en el año 2001 hasta finales del año 2003. No era yo el responsable directo de aquellos trabajos si bien sí el supervisor a nivel de cumplimiento de objetivos y de la cobertura dada al cliente.

La responsable era una

Ingeniera del Departamento

que tenía fuerte afinidad técnica con el proceso de aquella planta, experimental pues incorporaba la gasificación al proceso de generación eléctrica de ciclo combinado. Dicha gasificación se lograba mediante la energía calorífica de un parque de carbón, y esta persona (ingeniera de minas) presentaba las competencias adecuadas para tal responsabilidad, por lo que para finales del año 2001 decidí presentársela al cliente como

responsable del proyecto.

El Cliente

tenía pretensiones muy altas, pues pese a su condición de planta experimental, la explotación era completa y a plena funcionalidad aprovechando su energía en forma de suministro hacia REE como en cualquier otra central del parque energético español, y demandaba incrementar la fiabilidad y disponibilidad de su proceso.  A nivel de nuestra empresa suponía una base de conocimiento muy interesante por cuanto desconocíamos el proceso de gasificación y compresión seguido con el gas generado en el proceso de tratamiento de carbón y azufre, apareciendo así un mayor alcance de equipos que en una central térmica simple o combinada tradicional.

mejorar para lograr beneficios del mantenimiento

Por esa razón me desplacé como responsable del departamento junto con la ingenieria para presentarnos ante la compañía eléctrica cara a

Definir el Alcance de cada Visita

y de los trabajos remotos posteriores. Esto no era ninguna novedad pues era el proceso seguido con frecuencia en todos los trabajos de optimización de procesos basados en programas de mantenimiento; es decir:

Primeras visitas para puesta en marcha del sistema

en las que se:

  • Estudiaba la criticidad de activos,
  • Definía el Listado de Máquinas
  • Configuraba la base de datos
  • Calculaban los intervalos de chequeo

Todo ello para lograr los anhelados beneficios del mantenimiento predictivo.

En el caso particular de esta planta se iban a

Fijar Arandelas

para el seguimiento vibracional en todos los equipos por lo que se retrasaron los trabajos de inicio de medidas, pues el parque de equipos era amplio y además en algunas ubicaciones ese trabajo de instalación resultó complejo por la existencia de condiciones ambientales adversas.

El

Grado de Implicación del Cliente

fue tal que crearon un dossier técnico con las máquinas del programa en formato access que se utilizaba para;

  • Registrar Incidencias
  • Anotar particularidades en el seguimiento

y que resultó de gran apoyo para el informe final de beneficios del mantenimiento.

fácil obtener beneficios del mantenimiento

Vamos, que casi sólo había que insinuar esta u otra necesidad y pasaba cómo cuando frotabas la lámpara de Aladino, que te aparecía allí un Genio para concederte el primer deseo que se te pasara por la cabeza; ah, y aquí sin el límite de tres.

Otro ejemplo

de su grado de implicación es que en muchos equipos, por su criticidad y características técnicas, se tomaban medidas Online Continuas, decidiéndose por consenso con nosotros y el cliente la necesidad de su registro puntual en la base de datos para incrementar así las posibilidades de análisis y gestión en esos equipos. Para ello se crearon las pertinentes medidas en la base de datos y se adquirió el instrumental eléctrico pertinente.

En definitiva, un

Programa de Alta Calidad

que nos reportó importantes beneficios pues se estuvo un mes implantando el programa, y posteriormente por los ingresos mensuales por los trabajos de seguimiento que ascendían a 5 días de trabajo mensuales. Además de ese seguimiento cada año se generaría un informe de valoración de beneficios del mantenimiento y que se presentaría por nuestra parte a los responsables de las diferentes áreas de planta.

beneficios del mantenimiento basado en confianza

Es decir, donde hay confianza e implicación dejas hacer, por lo que yo, como supervisor, me preocupé fundamentalmente de la generación de

Formatos Patrón

para el informe, pero fundamentalmente en preparar un buen formato para la presentación ante el cliente.

Informe en Word

El formato del informe en word no podía ser más simple pues en el informe se iban a plasmar los diferentes casos exitosos detectados en el seguimiento, y las estimaciones de ahorros conseguidos. Así, tenía 5 apartados básicos:

  • Antecedentes,

donde se exponían las características del cliente y del programa en curso

  • Medios y Sistema utilizados,

donde se exponía quién realizaba cada labor, medidas y análisis, detalle de medios y frecuencias establecidas.

  • Resumen del Año,

en el que se mostraban cuáles habían sido las actividades realizadas a nivel de trabajos por cada una de las partes

  • Casos exitosos,

donde se exponían casos de éxito con gráficas, fotos y otros así como estimaciones de ahorros.

  • Recomendaciones futuras,

donde se mostraban las sugerencias de mejora, en base a las ineficiencias detectadas, para el futuro del programa.

beneficios del mantenimiento

¿Informe Presencial?

Pero el problema era la presentación ante el cliente, que iba a realizar yo pese a que fuera la responsable del proyecto mi compañera, por cuestiones de poseer un perfil profesional más adecuado  y por cuestiones políticas y de empresa:

  • Descarté la presentación en Powerpoint

puesto que se trata de un formato que obliga a hacer uso del ordenador y eso distrae la atención sobre la persona y los comentarios, puesto que se utilizan animaciones, música, …. y además siempre podían requerir que mostrarás algo más de lo que llevarás en el portátil.

  • Aposté por las transparencias a color

pese a que se disparara un tanto el presupuesto pero moderadadamente pues en 1 año de seguimiento como mucho se presentan 3 o 4 casos exitosos, máxime cuando esta instalación era relativamente nueva (ya se había pasado el período de rodaje) y presentaba un estudiado diseño de equipos e instalaciones por su propia condición de Proyecto Experimental.

De este modo el verdadero valor vendría en los comentarios y en las posibles preguntas de los asistentes, que no olvidemos eran gestores de mantenimiento y conocían perfectamente el proceso y las consecuencias que sobre él presentaba cada uno de los problemas indicados. Además, la duración de la presentación iba a ser de una hora, algo que no me gustó cuando se planificó pues menos mal que podíamos viajar en AVE dado que sino hubiera compensado hacerla de modo remoto por cuestiones económicas.

Por esa razón entre mi compañera y yo nos pusimos a

Preparar las Transparencias

que se orientaban a mostrar los ahorros conseguidos en los 3 casos más importantes:

  • Cambio de un rodamiento defectuoso

en Bombas de Agua de Refrigeración, del que se disponían fotos tras el cambio y donde los niveles de energía de impactos se habían reducido en más de 5 veces tras el cambio; el rodamiento fue subiendo en severidad en los diferentes informes de seguimiento hasta que el cliente decidió su sustitución. Este caso generaba unos importantes ahorros si se valoraban los escenarios de producción ante la alternativa de no haber realizado mantenimiento.

  • Alineación

de Bomba de Agua de Alimentación. Tras una primera alineación los niveles de vibración no bajaron de la alarma, y se precisó la interpretación de un especialista de nuestra empresa para analizar el comportamiento dinámico del grupo y estructura de cimentación para conseguir reducir en 4 veces los niveles de vibración existentes. De este modo, se consiguieron importantes ahorros en forma de reducción de niveles de consumo eléctrico y en tiempos al fallo de cada rodamiento.

  • Cambio de rodamiento defectuoso

en Bomba de Agua de Circulación. Este rodamiento salió bastante mal parado no mostrando una tendencia al uso de carácter progresivo sino que de manera instantánea se quintuplicaron los niveles en alta frecuencia. Las razones, que se inició su control en una fase ya avanzada de su proceso de deterioro, pero pese a ello se evitó una parada imprevista que se hubiera producido de manera altamente probable, logrando importantes ahorros en forma de costes de oportunidad.

hubo beneficios del mantenimiento

En definitiva, que aquello daba para frotarse las manos, y realizar una auténtico bombazo de presentación. Ahora bien, tampoco dejaba de ser un marrón importante tener que presentar estos éxitos ante los responsables de diferentes departamentos de la compañía, por lo que decidí que mis compañeros me ayudarán en forma de realizar un ensayo general de la presentación de los beneficios del mantenimiento.

¿Teatralizar la Presentación? 

¿Cómo?

Reuniendo a los técnicos más implicados en esta actividad del seguimiento de programas de mantenimiento asignándoles papeles para el ensayo general. Estos fueron los pasos:

  • Preparar la sala y la lámpara para proyectar las transparencias
  • Preparar carteles identificativos del rol de cada uno en la obra teatral
    • Director Financiero
    • Director de Compras
    • Jefe de Mantenimiento
    • ….

De este modo además conseguía otro gran objetivo como era lograr un importante grado de participación de todos los empleados en un Programa que iba a generar importantes beneficios para la compañía……

 

Y les

Dejé Elegir

su categoría profesional, y lo gracioso es que se disputaron varios de los puestos, por lo que mis compañeros iban a utilizar este ensayo para satisfacer parte de sus frustadas aspiraciones profesionales. Finalmente cada uno ocupó un puesto detrás de cada letrero y procedimos con

la Representación Teatral …..

presentar los beneficios del mantenimiento

El

Ensayo fue un Éxito

pues cada uno se metió perfectamente en el papel, algo que vuelve a poner de manifiesto una teoría personal de que todos llevamos un Marlon Brando dentro de nosotros.

Así por ejemlpo el que hacía de

Director Financiero

preguntó

“Pero ¿cómo cuadrar esos ahorros si tenemos que tener en cuenta que nos hemos gastado esta cantidad de dinero en 2 equipos de vibración y un alineador?”

o el que hacía de

Director de Compras

defendió:

“El gasto mensual que tenemos por el servicio de seguimiento remoto no puede compensarse con estimaciones basadas en hechos no ocurridos, sino que pudieran haber ocurrido.”

o el que hacía de

Jefe de Mantenimiento

argumentaba:

“Esos rodamientos siempre han sido problemáticos, yo siempre he pensado que el tipo de carga existente en la maquina precisaría de unos rodamientos de mayor rigidez axial”.

teatralizar los beneficios del mantenimiento

En definitiva, que conseguí mi objetivo que era enfrentarme a la variedad de preguntas que podían hacerme desde los diferentes departamentos y además con ese importante grado de espontaneidad que demandan las presentaciones en directo, pues mis compañeros seguro que si de algo pecaron en su primer ascenso a ese tipo de puestos fue de ingenuidad y espontaneidad en sus preguntas. Todo lo que me pasara en la reunión iba a ser siempre más llevadero…..

Y así fue como preparé esa exigente

Presentación de Beneficios del Mantenimiento

que finalmente resultó un éxito pues todos quedaron convencidos de las bonanzas del preventivo basado en inspección. Tanto es así que fuimos (mi compañera y yo) invitados a la comida de empresa con el resto de proveedores de servicios. Al año siguiente se siguió con ellos pero luego el siguiente decidieron seguir por su cuenta pues ya habían aprendido bastante de nosotros; quedamos desde ese momento como proveedores de servicios específicos o puntuales de mantenimiento.

Y tú,

¿Ponderas tus Beneficios?,

seguro que sí, el problema que te habrás encontrado muchas veces será similar al que yo viví en aquella ocasión. Es decir, sabes lo que te has ahorrado pero

¿cómo presentarlo ante gente de otras disciplinas?

Todos sabemos que el mantenimiento es una disciplina muy técnica y no resulta fácilmente presentable ante financieros y economistas. Pues las transparencias funcionan, son un formato que da libertad al orador y limita los contenidos a presentar, algo siempre deseable cuando son esos oyentes ajenos al mantenimiento quiénes deben debatir en base a los contenidos allí presentados, nada más. Si presentas los contenidos con Powerpoint u otros el debate se orienta hacia contenidos técnicos, algo que se supone conocemos perfectamente cuando hemos estudiado mecánica, vibración o mantenimiento.

Por eso, te recomiendo que actualices el modo de presentar tus beneficios del mantenimiento, puesto que ahora han aparecido una gran cantidad de nuevos formatos como Webinars, GIF animados, vídeos, y un largo etcétera que, por un lado, permitirán un mayor grado de interacción con el oyente y, por otro, te harán superar ciertas timideces y miedos ante la responsabilidad que te genera.

Pues nada, ya sabes que nos vemos para el próximo Boletín. Pasa una buena semana y suerte con tus Presentaciones ….. despedida del boletín sobre beneficios del mantenimiento

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