Consejos para realizar un Adecuado Control de Gastos en Viajes

Nueva entrada de esta sección, en este caso retomando las viñetas de Dilbert, un recomendable tutorial sobre las series numéricas y su convergencia y finalmente dentro de la sección de historias de mantenimiento una dedicada al control de gastos de mantenimiento.

control de gastos

En las viñetas de Dilbert de esta semana hablaremos sobre

Control presupuestario y Finanzas,

relacionado con nuestra historia del día.

Tipos de Finanzas

Esta gente de finanzas son un tanto particulares; en muchos casos su aspecto físico delata de lo poco ético de sus intenciones:

control de gastos

Recortes Presupuestarios

La gente que se dedica al control presupuestario en muchos casos son administrativos y no saben de aspectos técnicos, luego pasa lo que pasa …..

control de gastos

El

Tutorial

de este número va dedicado a las series numéricas, importantes en la gestión de costes, organización de la producción y la estadística.

control de gastos

En relación a la historia de mantenimiento de la semana, esta semana hablamos sobre

Control de Gastos

en vuestros desplazamientos.

En este sentido, seguro que todos habéis tenido que realizar viajes para:

  • Realizar vuestras labores de mantenimiento, aquellos que seáis consultores
  • Ampliar formación en cursos, seminarios o workshops.

Pues bien, este tipo de tareas ya sabéis que exige de un determinado control de gastos por parte de cada uno de los departamentos de administración.

Por eso esta entrada os resultará de utilidad al plantearos una serie de consejos a la hora de Rellenar y Cumplimentar el Detalle de vuestros tickets de viaje. Seguro que todos habéis tenido que lidiar con diferentes

Formularios de Control de Gastos,

si bien os resumiré brevemente cuál era el formulario utilizado por nosotros en Preditec/IRM:

  • Gastos de Estancia.

En él se incluía todos aquellos relativos a hotel, y manutención básica, es decir, comidas, cafés y aperitivos.

  • Gastos de Desplazamiento

En él se incluían aquellos originados por los viajes a cada uno de los lugares a realizar servicios: coches de alquiler, gasolina, trenes, taxis, ….

  • Gastos sin Justificar

Aquí se incluían aquellos difícilmente justificables como:

  • Compras de accesorios para la toma de datos como cables de comunicación u otros por extravío u olvido. Solían ser standards, por ejemplo, el cable serie – serie de 9 pines y se podían encontrar en Mediamarkt u otros.
  • Material de Oficina o Maquetas para demos en el caso de formación. Por ejemplo, yo utilizaba un mechero para la formación por ultrasonidos
  • Necesidad de cambiar billetes de vuelta, plazos de coche de alquiler o tiempos de estancia en el hotel por las características de ciertas industrias donde los procesos te pueden complicar la vida en más de una ocasión.

control de gastos

Obviamente para el control de gastos todas las partidas anteriores deberían ir acompañados de su correspondiente

justificante de pago.

En ese contexto aquí van las

Recomendaciones para el Registro

en vuestro proceso de control de gastos:

Trata de Comer en el Hotel

De este modo te evitarás tener que andar manejando tickets constantemente; pensad que hay un montón de restaurantes que por justificante de pago te dan una pequeña hoja que se puede extraviar fácilmente. De este modo pagas la factura al salir del hotel con la tarjeta de empresa y todo queda adecuadamente registrado.

Tómate libertades con el Desayuno

En nuestro caso dependiendo del hotel y los costes de habitación se contrataba el desayuno o no:

  • Si lo tienes incluido, entonces disfruta del buffet que puede estar bien pero suele resultar excesivo.
  • Si es que no, desayuna fuera del hotel ya que te saldrá mucho más barato y podrás tomarte ciertas libertades como:
  1. Probar ciertos platos típicos de la zona para acompañar tu bebida mañanera
  2. Dar un pequeño paseo que siempre se agradece nada más levantarte.
  3. Conocer la ciudad o el entorno del hotel antes de que se llene de la vida habitual de una jornada de trabajo.
  4. Disfrutar del Telediario matutino.

Si viajas acompañado, encuentra el Equilibrio

Te recomiendo que en viajes acompañado BUSQUES EL EQUILIBRIO, ¿a qué me refiero? simplemente al hecho de que seas sincero con tu acompañante sobre tus gustos y preferencias con las comidas, pues en el fondo conforman la mayor parte de tus ratos libres en el trabajo. Sino, estarás todo el día agrío y de mal humor.

No Utilices en exceso los Extras de Cafetería u Hotel

Este es uno de los puntos críticos de cualquier viaje, ¿cuántas coca-colas o aperitivos te tomas? Yo siempre he sido partidario de utilizar poco esto salvo que sea necesario, por ejemplo cuando:

  • Hay días de mucho calor pues seguro que al llegar al hotel usas el Mueble-Bar.
  • Tienes que esperar por alguien en el Hall del Hotel inesperadamente, pues tómate una cerveza.
  • Tienes hambre por la noche, ¿para qué esta el mueble-bar? Es algo normal, al fin estás haciendo vida fuera de tu entorno y ciudad habitual; eso genera stress y apetito.

En los demás casos es vicio y te aconsejo que no uses la opción de Gastos sin Justificar, te evitará males mayores.

Usa la WIFI del Hotel

Es realmente cara en algunos sitios, y en otros gratuita. Por eso yo cuando solicitaba los viajes indicaba que se buscara un hotel donde este servicio fuese gratuito. Pero si no es así, úsala Internet es el mundo actualmente y la única manera posible de revisar el correo y tus comunicaciones. Únicamente si te apetece darte un paseo busca un CIBERCAFE cercano y te despejas un poco después del día de trabajo.

Los gastos por Descuido son Culpa Tuya

Cuando se te olvida algo en casa, las maquinillas, el cable del cargador, ….. Yo, por ejemplo, podría escribir un artículo solamente con lo que se me ha olvidado a mí piensa que el gasto de reponerlo es cosa tuya; preséntalo en la parte de Control de Gastos sin Justificar si la cuantía es excesiva, pero sino como solía hacer yo, te tocará pagarlo de tu dinero.

Por cierto, en relación a este punto no sé si sabías que

VENDO CARGADORES DE MÓVIL

de todos los que he acumulado en sucesivos viajes de empresa.

Olvida los Gastos de Gasolina

Presta poca atención a este gasto y regístralo en Desplazamiento, puesto que son minúsculos y siempre justificables. Es decir, si estás en Huelva de servicio y tienes una tarde de sol es normal que te acerques a la plata de Punta Umbría o Mazagón. Se trata de tus ratos libres e incidirán en una mayor productividad en tus siguientes días de trabajo.

Pero, ojo, aplica la lógica. Si por alguna razón tuvieras que hacer viajes mayores con el coche pon los gastos en Sin Justificar.

No evites los Peajes, ¿cómo sino vas a llegar a la hora?

No te preocupes de los pagos en peajes, se trata de tasas de autopista que harán que conduzcas con más seguridad, reduciendo stress y cansancio para tus días futuros, aumentando así tu productividad. Por eso,

usa las autopistas aunque sean de pago y evita esas molestas carreteras secundarias.

Usa la Cafetería del AVE o AVIÓN

Cuando estás de viaje hay un stress asociado al desplazamiento puesto que estas fuera de tu entorno natural. Es normal que te apetezca tomarte un café por la mañana en el AVE o antes de subir al avión. Además si viajas para temas comerciales siempre puedes aprovechar para establecer contactos.

Repite Lugares de Estancia

Cuando viajas hay un tiempo de aclimatamiento a tu nuevo hábitat. Por eso trata de reducirlos buscando un hotel que te resulte agradable y trata de volver siempre a usar ese mismo alojamiento en los sucesivos desplazamientos a la zona. Los acabarás considerando una especie de segunda estancia.

Evita los Viajes Cortos

Cuando se viaja se han de habituar los bioritmos a una nuevo modo de vida, clima y entorno. Por eso trata de juntar los trabajos en un desplazamiento concreto pese a que puedas tener que aumentar el kilometraje de gasolina o taxi. Además tu empresa te lo agradecerá pues reducirás notablemente las cuantías de tus gastos.

Y la más importante, que duda cabe sería:

Usa Poco la Opción de Gastos sin Justificar

Para eso está esa casilla, para imprevistos no para llenarla de todos los gastos que siempre puede ocasionar el estar fuera de casa. Algunos ejemplos:

Viajas a Oviedo,

y te apetece comprar unas sidras, pues adelante quizás tardes en volver a desplazarte a estos sitios. Es el momento para que te acuerdes de los tuyos pero con tu dinero …..

Vas a un Centro Comercial

que llevabas tiempo sin ir, aprovechando el viaje y encuentras esos zapatos que llevabas tiempo buscando; eso obviamente son tus gastos.

Eres Olvidadizo

Y en más de una ocasión te ha tocado prescindir de ciertas artículos o incluso tener que reponerlos. En ese caso, debes evitar incluirlos como gastos de empresa y crearte tu propio check list a revisar antes de cada viaje.

Aquí tienes una

Infografía Resumen

control de gastos

Bueno, pues ya está. Espero no haberme dejado ninguna en el tintero. La verdad es que son muchos viajes y se puede considerar que soy un auténtico experto en la materia.

Y a tí,

¿Te han resultado útiles las Recomendaciones?

 

Espero que sí, todos tendremos nuestras propias anécdotas de viajes que os seguiré transmitiendo en futuras entradas. Pero en esta se trataba de plasmar una serie de recomendaciones útiles para evitar sobresaltos en vuestro control de gastos y sobre todo en el registro que exige contabilidad / administración. Faltaría quizás una recomendación adicional como sería

No acumular demasiadas hojas de Control de Gastos sin Rellenar.

Esto evitará que tengas que pegarte la gran paliza no siguiendo alguno de los consejos que te he enumerado con anterioridad, al no acordarte del detalle de mucho de los tickets de viaje que tienes en tu poder. Siempre piensa que en una empresa:

Todos deben remar en la misma dirección, en caso contrario los resultados pueden no ser los deseados”

Bueno, pues hasta el próximo boletín que ya sabes saldrá dentro de quince días.

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