Dentro de la auditoria se ha de medir la situación actual del área productiva para las diferentes variables establecidas; estas pueden ser
cualitativas o cuantitativas
si bien han de adecuarse a cada objetivo departamental definido. Estas variables de control deberían presentar un determinado comportamiento temporal o no debieran exceder unos determinados niveles de referencia o estándar.
En el caso de que no existan variables de control o estos fueran insuficientes, cabría determinar el escenario inicial mediante un método alternativo basado en el
resultado de ciertas encuestas
que permitiera determinar, o la existencia de datos suficientes para establecer algún tipo de cuantificación para este escenario, o la necesidad de valorar esa situación actual mediante el análisis cualitativo del resultado de la encuesta.
Estas encuestas buscarían definir un cierto número de variables de control, dependiendo su número de las características de cada empresa analizada. Su definición se basará en el contenido de la norma UNE-EN 15341, dentro de la que distinguiríamos indicadores de situación de la organización que lo consideran bien como un sistema cerrado (sin entorno) o bien como un sistema abierto (con entorno).
Ejemplo de encuesta para definir Variables de Control
- ¿Piensa que su área posee el personal adecuado para realizar el trabajo?
- ¿La estructura del departamento parece ser lógica y útil para conseguir sus metas?
- ¿La organización ayuda a eliminar las barreras que el empleado encuentra en sus labores, sobre las cuales no tienen control y que no les permiten lograr buenos resultados?
- ¿La gerencia anima al personal de procesos a trabajar conjuntamente para resolver las situaciones que se presenten?
- ¿El personal de operaciones ha recibido entrenamiento para un desarrollo óptimo de sus trabajos?
- ¿Se siguen los procedimientos de seguridad en el proceso productivo?
Con este listado, relativo a aspectos de recursos humanos, y otros, cada uno específico para cada área, se habrán de definir aquellas variables de control que definan de mejor manera las partidas de relevancia en la organización. Se ha de pensar que cuando alguna de las variables presente niveles anormales la empresa moverá recursos y organización hacia su mejora o reducción, por lo que habrán de ser indicadores que manejen aspectos importantes para la compañía, dándose preferencia a variables tipo ratio por la característica que presentan de depender evolutivamente de 2 valores, numerador y denominador.
