La orden de trabajo ha de ser el vehículo portador de la documentación básica involucrada en todas nuestras decisiones a nivel operativo.
Nuestra actividad presenta una importante carga de documentos e información, fundamentalmente en la parte de planificación de recursos y herramientas.
Ha de ser, en definitiva
el corazón de las entradas al sistema,
a partir de la que se alimentarán las bases de datos y la plataforma de ayuda para la realización del trabajo.
¿Qué es una Orden de Trabajo?
Se trata de un documento, que
No debe presentar un determinado Formato,
pero sí que debería quedar cumplir con las 3 condiciones:
- Orden base de cualquier trabajo.
Cualquier acción operativa ha de estar soportada por este documento, debiendo incluir, como ya se dijo en la entrada relativa a causa de fallo, datos para poder identificar causa, fallo y síntomas.
- Orden individual para cada operación de mantenimiento
cada vez que se realice una operación se deberá generar esta OT.
- Debe existir un procedimiento para su generación y relleno.
Existen plataformas específicas que permiten este tipo de trabajo, por lo que nos referimos a la existencia de una serie de reglas que permitan generalizar conceptos como para qué eventos se ha de generar una Orden de Trabajo y cómo se han de gestionar la información procedente de intervenciones realizadas en paradas de planta, o las disponibilidades de recursos requeridas.
Diseño de orden de trabajo
Además de esas 3 condiciones, el diseño y estructura de una Orden de Trabajo debe tener en cuenta las
Características y Morfología de las distintas actividades
Una posible clasificación de actividades sería la siguiente, pero puede haber otras:
Mantenimiento correctivo sin planificar y planificado
Planes cíclicos de trabajo, típicamente conocidos como preventivos.
Intervenciones preventivas no cíclicas, mayoritariamente las relativas a programas de predictivo.
Intervenciones de apoyo a otros departamentos.
Por otro lado, la orden de trabajo tiene un
Alcance Múltiple en relación a la Gestión del Departamento,
algo a tener en cuenta para su diseño y manejo. Tal alcance podría resumirse en.
- La planificación de recursos humanos, materiales, equipos, etc… .
- Una coordinación en relación al horizonte temporal en las diferentes actividades de mantenimiento.
- La gestión óptima y funcional de la carga y urgencia de trabajos adecuándolo al sistema de programación.
- Nivel de uso de los diferentes recursos tanto de inventario de repuestos como de personal u otros (necesidades de subcontratación, horas de intervención, …)
Arquitectura de Datos Realimentados
Finalmente, estaría la parte operativa de cumplimentar la orden de trabajo, algo que se ha de usar como realimentación para la gestion futura de trabajos y para obtener: ese valor añadido del que ya se habló en entradas previas de planificación del mantenimiento:
- Histórico. En él se dispondrá de datos relativos a causas, síntomas y soluciones adoptadas para el cierre de cada Orden de Trabajo, debiéndose incluir además de información relativa a costes de materiales, y otros.
- Sistema experto de ayuda. Como casi cualquier programa de gestión estos sistemas disponen de reglas y procedimientos de diagnóstico que habilitan al operador la posibilidad de analizar las causas de las averías. Este sistema vive de los datos introducidos desde la orden de trabajo en su rutina habitual de funcionamiento.
- Datos para gestión. Se trata de módulos necesarios para operaciones de un mayor nivel dentro del departamento como el táctico o el estratégico.
- Conexión y compatibilidad con otros sistemas de planta. Es necesario que la orden de trabajo y su información quede integrada adecuadamente con otros arquitecturas software de planta y administración empresarial.
Esquema en orden de trabajo
El esquema está tomado de un libro directamente pero construido con ahínco por mi parte desde powerpoint que en 2015 cuando hice esta entrada era el programa que más conocía para rectángulos y flechas.
Actualmente en 2026 también uso CANVA.
¿Crees que es Así?
Seguro que estás utilizando este documento con asiduidad, puesto que es la base de la gestion documental de todas las actividades realizadas.
Esta es la teoría pero casi nunca se lleva a la práctica
con un 100% de Eficiencia.
Desde mi experiencia personal los problemas más habituales se encuentran no en su implantación y formato, sino en una deficiente gestión por dos razones fundamentales:
Inadecuado uso de la Orden de Trabajo como Base de Conocimiento
No se utilizan los datos para Corregir Debilidades y mejorar el Grado de Cumplimiento de Actividades. Derivado de un uso inadecuado del sistema de información empresarial.
Ineficaz uso de sus Posibilidades de Gestión
Evidentemente, la Orden de Trabajo se utiliza en la generación de diferentes ratios de gestión y su seguimiento.
Ahora bien, el nivel de alcance estratégico (según el croquis anterior) es inadecuado.
Un ejemplo de este último punto consistiría en actividades análisis de causa raíz para la mejora en mantenimiento, que incidiría en la gestion de planes y trabajo con otros departamentos.
Puesto que seguro que más de una vez has pensado ¿porqué existen incoherencias entre Ingeniería de Mantenimiento y Compras?
Pues porque ese documento no se ha convertido en el vehículo de información de las necesidades y requerimientos de mantenimiento hacia otros departamentos de la organización.
Tu Opinión Cuenta
Seguro que tienes tus propias experiencias, pero las deficiencias de alcance en las arquitecturas de la información suelen ser uno de los grandes problemas para un eficiente uso del documento.
No tengo más que decirte que en muchas el departamento de Predictivo no conoce el formato que tiene una Orden de Trabajo.
Esto es así pues en general mantenimiento planificado y predictivo funcionan de manera independiente.
Por tanto, estaría encantado de conocer tus experiencias, para lo que puedes utilizar la sección de comentarios.
Mi punto de vista (kurtosis)
La páginas web tienen esta característica si se mide el kurtosis de los tiempos de carga:
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