Gran Sistema Organizativo pero fallaron los Documentos de Mantenimiento

Esta semana las secciones habituales, con temática de termodinámica en los tutoriales y tira sobre la importancia de los documentos de mantenimiento.

documentos de mantenimiento

Premios

Ya sabéis que soy un fan de los premios Uotime Award pues me parecen una gran publicidad para empresas con buenos hábitos en mantenimiento. Pero tampoco nos debemos olvidar de los premiados a nivel de soluciones en ingeniería en las siguientes categorías:

  • Reliability Engineering for Maintenance

Software Asset Criticality Ranking Tool by GenesisS olutions

  • Asset Condition Management

Producto ROTALIGN ULTRA IS Laser Ludeca

  • Work Execution Management

Software Nexus Global

Leadership for Reliability

Training Maintenance & Reliability for Managers by People and Processes

Gestión de Activos

Servicio Managed Utrasound B4B de SDT, uno de los enlaces internos del portal

Noticias Importantes

documentos de mantenimiento

Tutorial

Esta semana se centra en la termodinámica y algunas de sus aplicaciones en mantenimiento. Adelante, quítate el miedo, es de las asignaturas más enrevesadas de cualquier carrera de ingeniería.

Tira de la semana, esta vez sobre

Documentos de Mantenimiento.

Seguro que la situación de esa semana la habéis sufrido en vuestras carnes alguno de vosotros, y sino os podrá pasar en el futuro.

documentos de mantenimiento

Se trataba de una importante cuenta de la empresa,

Cliente del Sector Metalúrgico.

Sus logros habían sido notables desde el inicio del programa gracias a una adecuada valoración del coste de oportunidad en mantenimiento, y nuestro trabajo conjunto había recibido buenas valoraciones en reuniones y foros de mantenimiento.

Yo llevaba apenas algo más de 2 años en la empresa cuando empecé a trabajar con su seguimiento y todo fueron

Parabienes

en el trabajo con la cuenta. Daros cuenta que cuando entré en la empresa estaba aún estudiando, acabando en Septiembre de 1998,

el Madrid con sólo 7 copas de Europa por aquel entonces,

e inicié la prestación social sustitutoria, pudiendo decir que me incorporé a la empresa a pleno rendimiento para Junio de 1999. Y a los pocos meses (para Enero del 2000) me asignan este proyecto que no hizo más que mejorar los resultados de las 2 empresas, la mía por la facturación y la del sector metalúrgico por los logros conseguidos lo que se tradujo en más y más inversión en recursos para el departamento.

documentos de mantenimiento

Pero bueno basta ya de

Autobombo y Alharaca,

la cuestión es que no todo fueron experiencias exitosas, como en todo proyecto hubo luces y sombras, si bien esta tira cómica no se puede catalogar ni en uno u otro sentido. ¿Porqué? Pues porque se quedó en la mera anécdota esa es la verdad, pero sí se puede

extraer una moraleja como de todas las situaciones que uno vive en su vida,

y en este caso generalizable para cualquier sector y trabajo en organizaciones de gran tamaño.

La empresa que os comento se ubica en la zona de Huelva, y como en todas estas cosas conviene no decir su nombre pues es raro si hubiera cualquier problema que el pez chico se coma al grande. Se trata de una

Organización de Gran Tamaño

dedicada a la producción de cobre refinado aunque también obtiene productos del ácido sulfúrico, metales preciosos y silicato de hierro. Su organización en Producción es bastante óptima, a mi modo de ver, puesto que:

  • Dirección de Producción no tiene Autoridad Funcional sobre Mantenimiento.

Esto es perfecto, mantenimiento es asesoría o staff,

¿cuando se ha visto que tu a tu abogado, gestor de comunidad o asegurador de tu coche le digas ¡¡este aspecto técnico de tu contrato no tiene ningún sentido!!.

No parecería lógico como tampoco que ambos departamentos compartan lugar de trabajo puesto que mantenimiento quiere optimizar y servir a producción como stake holder (o aliado en cristiano), mientras que producción debe fabricar siendo sus

métricas y tiempos radicalmente distintos.

Por eso no es óptimo, salvo necesidad impuesta, el

Ubicar los Departamentos

en un mismo Espacio Físico pues

  • Mantenimiento se contagia del ritmo de Producción y viceversa.

Otra cosa es que la

Disposición de Oficinas

fuera la ideal puesto que aquello parecían los pasillos de la CIA (seguro que los recordáis de alguna película, por ejemplo «Quemar después de Leer» de los Fargo) en los que según vas andando dejas una y otra puerta a ambos lados con letreros que salen hacia el interior del pasillo siendo el orden de los despachos un tanto aleatorio. Total, que si ibas a ver al jefe de mantenimiento te veía todo el personal algo que distaba de ser óptimo para el consultor y para ellos mismos pues seguro que te preguntaban al final del día:

«¿y este a qué ha venido por aquí? ¿os ha solucionado el problema?»

Otro aspecto de relevancia era su

  • Arquitectura Organizacional

basado en:

Grupos Staff de Operaciones

con autonomía de operación para todo tipo de desarrollos y aplicaciones.

Grupos de Mejora Continua con Mantenimiento, Producción y Sistemas

de carácter horizontal y consultivos, que mejoraban la comunicación y familiaridad entre los departamentos.

grupos para documentos de mantenimiento

Estos grupos, para qué engañarnos, eran el lugar perfecto para fumarse el cigarro sin tener que manejar ese savoir faire en las relaciones de empresa.

Pero el punto de diferencia de esta empresa era su

  • Sistema de Información

que desde el principio del proyecto destacó por los datos y documentos de mantenimiento como elemento clave dentro de la empresa. Algo sobre lo que todos estaréis de acuerdo ¿no? estamos todo el día manejando información y se necesita ancho de banda, routers, … en definitiva sistemas. Bueno pues aquí decidieron implantar un sistema de

Gestión de Mantenimiento (CMMS),

uno de los grandes para tampoco decir el nombre, en red como es habitual y con un año de trabajo de un

super-consultor

y paralelamente (más o menos a los 9 meses de empezar) acometen la entrada del sistema de ingeniería de mantenimiento.

documentos de mantenimiento

En ambos sistemas se realizaron los

Adecuados Análisis orgánico y Funcional

para el desarrollo de la aplicación derivando en que en la fase de implantación (realizada por el especialista) los tiempos de trabajo estuvieran ajustados al 100%. Algo que no pasa ni cuando cambias la ADSL de tu casa, que siempre tardan más de lo que te dicen.

Como consecuencia de esto el sistema estaba plenamente operativo al año del inicio con perfecta

Comunicación entre GMAO y Predictivo

en un triple sentido:

  • Si GMAO abría una Orden de Trabajo sobre algún equipo monitorizado, el programa de predictivo permitía su visualización, seguimiento y análisis.
  • Si Ingeniería de Mantenimiento emitía un Diagnóstico sobre cualquier equipo de GMAO, este recibía los datos relativos a equipo, recursos y prioridades exigidas para el trabajo.
  • Toda entrada salida de documentos de mantenimiento quedaba adecuadamente informatizada.

Todo ello en red por lo que todo el mundo se enteraba. Sí, sí amigos cada uno de los integrantes de esos fríos despachos individuales recibía la información sobre el estado del sistema y documentos de mantenimiento, de tal modo que allí se podía decir que teníamos el

Maintenance Wizard

en todos los ordenadores.

Para que no os equivoquéis en vuestra imagen visual de la compañía esta distaba mucho de ser una empresa con lujosos pasillos y amplias cristaleras; NO, era una empresa de rudimentaria decoración, eso sí con adustos y ventilados pasillos.

Bueno esa es la empresa metalúrgica, los otros somos nosotros, la

Empresa Consultora

que nos vemos obligados a estar a su altura al menos a nivel de arquitecturas de información y utilizamos una réplica de su sistema en nuestra oficina, con el sistema de GMAO y el monitorizado, en lugar de Oracle, con Centura. En definitiva cuando hay un buen cliente todo es poco para hacerle la pelota, y demostrarle interés y competencia.

Pues esa es la situación que tenemos entre manos….. El

Cliente envía Datos

a nuestra Oficina, se consulta y se da

Asesoría

en todo lo relativo a mantenimiento (costes, planificación, sistemas de medida, análisis,…) y otros aspectos pues cuando una empresa grande suelta pasta se hace cualquier cosa por ellos, hasta

Recomendarles buenas Películas, Libros u Ofertas de grandes almacenes.

documentos de mantenimiento

Como en cualquier sistema de mantenimiento un problema aparece cuando tras una intervención

Una Máquina no queda Bien.

Eso pasa pese a que se tengan buenos mecánicos, eléctricos, … pues en muchos casos aparecen los factores humanos o de diseño. En este caso se trata de una

Soplante Centrífuga,

con ruido aleatorio importante, donde el espectro de la señal demodulada jugaba un papel primordial. El resumen de la situación es:

  • Rodamiento cambiado

con niveles altos de energía por impactos y trazas de daño en rodamientos de acuerdo a los documentos de mantenimiento. Probabilidad de Acierto en el Diagnóstico 90%, con lo que el rodamiento se cambió en una parada programada con severidad intermedia (baja, intermedia y alta eran los patrones usados).

  • Defectos en el análisis realizado por los Mecánicos,

se toman fotos, se cuelgan en la base de datos y ¡ZAS! todo el mundo lo tiene en su ordenador ocupando todo el ancho de la pantalla. Respaldarazo para el Departamento y, ojo también, Producción que siempre se apunta a lo bueno de mantenimiento, algo que no siempre pasa a la inversa.

  • Intervención realizada en el Tiempo de Parada.

La soplante mejora sus niveles, con lo que todo un éxito y mantenimiento continua con su rutina, vuelta al frío pasillo y despacho, ….. ¿y en nuestra oficina? pues lo mismo, se chequea la máquina y todo sale bien, por tanto, a preparar el informe de ahorros, y lo mismo de siempre nos bajamos a tomar el café, las típicas bromas, y a presumir del éxito ….

Evidentemente con toda la parafernalia de sistema que teníamos ¿porqué no decirlo? aquello debía ser lo normal, éxito tras éxito y aunque eso tú lo notes vas crecido a los sitios, cuando hay una charla sobre cualquier cosa pues metes baza y opinas sobre cualquier cosa y lo mejor es que te hacen caso. Seguro que habéis tenido esa sensación en muchas ocasiones, todo va redondo y tu te sientes redondo. Nada que reprochar, así somos los humanos emociones y sus cadencias. Aquel era uno de esos

días positivos, positivos, …

documentos de mantenimiento

Pero se produce una

Llamada Telefónica

inesperada de la planta diciéndonos:

Oye, echa un vistazo a la soplante en mm/s que algo no me cuadra,

frase que viene de un tipo detallista donde los haya, siempre mirando hacia su empresa por encima de sí mismo y según iba hablando noté como esas sensaciones revertían en mi estómago de una manera importante…. Yo le escuchaba en la lejanía

«fíjate en el pico que aparece a 11500 cpm, no parece concretarse más que en una dirección, …..»

Mi cabeza repetía «DIRECCIÓN, DIRECCIÓN, ….» desgraciadamente en todo tenía razón, pues teníamos una frecuencia de defecto de rodamientos en mm/s que antes no existía y que se manifestaba solo en un apoyo y dirección y sin apenas ruido aleatorio ….. Yo al otro lado del teléfono estaba allí pero quizás sólo físicamente pues mi cabeza decía

esto no se nos puede haber escapado, esto no se nos puede haber escapado, ….

Pero se nos había escapado, obviamente aquello tampoco era el final del mundo pues la máquina arrancó independientemente de nuestro diagnóstico pero si tenían que volver a intervenirla el jaleo iba a ser de los buenos. Me dice que

«Revisa con detalle la Soplante

y hablamos en una Hora».

El pico obviamente salía en alarma de espectro que se trata de un conjunto de alarmas establecidas para cada línea espectral y que en muchos casos saltan máxime si la máquina no tiene mucho histórico como era el caso, siendo habitual no revisarlas todas y máxime con aquel día positivo, positivo. Pero ya digo había que mantener la discreción pues os recuerdo la foto del rodamiento en muchas pantallas de los ordenadores de la oficina de nuestro cliente.

Reviso Todos los Datos

y me doy cuenta que las plantillas de rodamientos no ajustaban lo deseado (se puede ajustar y ni por esas). Para que lo entendáis, en la base de datos se configura la rpm y el código de rodamiento, identificando automáticamente el sistema las frecuencias problemáticas, pudiendo existir desviaciones por cambios en la geometría pero

¡¡este rodamiento era nuevo!!!,

y montado por varios de los mejores mecánicos que he conocido. Vamos que estaríamos hablando de algo como lo que le pasó a Massa con la famosa tuerca, algo que pasa una vez de muchas.

documentos de mantenimiento

Pero así era, no había manera de cuadrarlo para que cazara la frecuencia pues probé pequeñas variaciones en la RPM (calculada en base a los diámetros de las poleas) y siempre se quedaba lejos. Y por más vueltas que le dí imposible encontrar la causa, ya digo que había que fiarse de los datos por lo completo de su sistema de información y ese debía ser el rodamiento montado de acuerdo a los documentos de mantenimiento, pero ahí estaba yo sin apenas vías de escape.

Las lagunas que teníamos eran:

  • Se trataba del primer cambio de rodamientos desde el inicio de las medidas.
  • Quizás hubiera venido bien más resolución en el espectro.
  • Me estaba quedando sin saliba y empezaba a sudar en demasía.

Allí no había nadie que me pudiera apoyar, y aquel

rodamiento tomaba dimensiones de Godzilla,

pero los ingenieros tenemos que echarle imaginación, ¿no es cierto?, sino no habríamos sacado ni uno de los exámenes de la carrera. Pero no era mi día, total que llamo al cliente, lecciones de diplomacia en primer grado y la típica batería de dosis de disculpas. Lo entiende y le propongo revisar la foto del equipo, algo realmente difícil pues no disponemos del software de Crime Scene Investigator pero bingo aquello nos dio la clave pues el

Rodamiento Montado era FAG y no SKF,

lo que suponía diferentes geometrías e inadecuadas tolerancias justificando la problemática surgida. Además nos aportaba información de un fallo que podía haber justificado la intervención reciente en el rodamiento.

Vaya error de bulto en los documentos de mantenimiento, y nadie se había dado cuenta. La situación posterior fue cómica pues:

  • La gente me daba la enhorabuena, y no sé porqué.
  • Nadie me quitó el mal trago que habíamos pasado el cliente y yo.
  • A ver como solucionábamos aquello ahora, pues ese rodamiento llevaba mal camino.

documentos de mantenimiento

Se revisó la documentación original y allí aparecía el dato de SKF, por lo que alguien había decidido en algún momento:

  • Coger el rodamiento que no era del taller de repuestos

o:

  • Coger el rodamiento que no era del taller de repuestos

y la opción c:

  • Coger el rodamiento que no era del taller de repuestos

Desde luego

El Proceso no Pudo ir Más Allá,

llegar a ese nivel de registros años atrás resultó imposible; se reportó el problema, la máquina se siguió como todas las demás pero con especial cuidado pues se colocó en la ruta UVI desde aquel momento y falló de manera prematura obviamente, eso sí no de manera imprevista.

Bueno esta es la tira de la semana, que quizás se aleje de lo cómico pues la situación puede resultar extraordinariamente cotidiana y quizás a alguno le pueda haber reportado algún disgusto en su vida profesional. No es mi intención reírme de ello ni mucho menos, sí contarlo de este modo pues es la realidad de aquella historia,

un cliente intocable y maravilloso en su mantenimiento con un fallo impensable en los documentos de mantenimiento procedentes de Oficina Técnica.

¿Qué provocó este fallo en los Documentos de Mantenimiento?

Seguro que los que no conozcáis de vibraciones os hayáis quedado con ganas de conocer los detalles del caso pues se mostrarán con posterioridad en alguna entrada sobre diagnóstico de vibraciones. Desde luego las moralejas sí son múltiples:

  • El factor humano es la Causa de muchos problemas en Mantenimiento.

Siempre que he ido a seminarios y cursos sobre Análisis de Causa Raíz se remarca este aspecto; y ¿cómo se controla? Seguro que aquel tipo que hizo el cambio de rodamiento no lo hubiera hecho en todas las condiciones. Por eso nuestro trabajo es tan complejo, al entrar en juego muchas disciplinas y aspectos, en este caso la satisfacción o insatisfacción de un empleado; no nos vamos a poner a analizar la pirámide de Maslow u otras teorías de psicosociología organizacional pero daría para ello.

  • El rigor es la base de cualquier trabajo en ingeniería.

Pongo la mano en el fuego al que un 80% de los analistas de mantenimiento no hubieran hecho aviso de este problema; en este caso, un buen ingeniero lo hizo, tipo que ha ido ascendiendo en su organización estando en un puesto cercano a la jefatura de producción. Esto rompe el mito, ya bastante en desuso, del talento como la base del éxito.

  • Todo es un Flujo en la Industria.

Parece curioso que esta entrada salga después del flujograma de aceites pero no está preparado ni mucho menos. En este caso no existía ningún registro del gazapo detectado, por lo que

¿Cómo se podía haber Solucionado?

Realmente es complicado pues en un flujo existen multitud de relaciones a analizar pero sí se pueden plantear medidas futuras como:

  • Informatizar Registros de Entradas y Salidas (ya se hacía en esa fechas).
  • Reuniones u otros aspectos para incrementar la Participación en Empleados (se hicieron cosas pero comentarlas se salen del objeto de la entrada), y consecuentemente su grado de satisfacción en el trabajo.

Buenos pues esta es la entrada de esta semana del boletín; espero que tengáis más suerte con vuestros documentos de mantenimiento.  Hasta la próxima semana amigos.

Si te ha gustado la entrada tienes muchas como esta en la sección de boletines recomendándote por afinidad perdida de variables de proceso y diagnostico de mantenimiento
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