¿Qué potenciar para una Adecuada Gestion de Contratos en Mantenimiento?

Esta semana hablaremos sobre una serie de aspectos a potenciar en  la Gestion de Contratos de Mantenimiento, dado que gestioné uno en base a los requerimientos de la Dirección de Fiabilidad de una de las principales Compañías del Sector Alimentario a nivel mundial.

Existe una cierta tendencia a considerar los aspectos de pura gestion como alejados de la ingeniería o el contenido técnico pero no es este el caso de unos contratos relativo a la industria, y más concretamente a la automatización del diagnóstico basado en Vibración. Es este un punto crítico en cualquier sistema de ingeniería de mantenimiento puesto que los tiempos consumidos en la revisión y análisis de datos suele ser elevado, pese a la multitud de opciones que ofrecen los software y herramientas de apoyo para el analista de fiabilidad…..

gestion de contratos industriales

Pero antes de continuar con el detalle de los contratos indicados introduzcamos un Tutorial muy útil pues contiene

Ejemplos de Tratamiento de Datos

en relación a las probabilidades y valores medios esperados en cualquier proceso de fabricación. Como así se indica en el archivo adjunto la teoría de probabilidades es amplísima y únicamente se abordan conceptos base sobre el background exigible para la definición de un Espacio Probabilístico, además de una serie de conceptos básicos sobre Medidas Características de cualquier Variable Aleatoria; pero no dilatemos más la presentación de este archivo sobre probabilidades que os ofrezco en formato PDF como habitualmente.

procesos para la gestion de contratos

Como os iba diciendo en la introducción la

Automatización del Diagnóstico en Vibración

no es sino el “Santo Grial” de muchos áreas de ingeniería de fiabilidad y mantenimiento, por lo que no penséis que os voy a quitar muchos de los quebraderos de cabeza que tenéis en vuestro quehacer diario como trabajadores del Área de Producción. Simplemente estos contratos supusieron un intento por parte de una de las principales compañías mundiales en Monitorizado de Condición de aprovechar todos sus datos sobre clientes e industrias, y el completo abanico que ofrecen en la actualidad los Software de Ingeniería, para lograr ese ansiado “Dorado” del Data Automation.

objetivo en gestion de contratos

Estos

Contratos

llegaron a nuestra empresa vía un contacto con la empresa alimentaria dentro de su Planta de Barcelona. El trabajo suponía una importante facturación y carga de trabajo pues existían 3 factorías a nivel nacional dentro de la División de Aceites, y suponía una buena oportunidad para establecer un red de contactos profesionales (Networking) con los principales  proveedores de Servicios de Predictivo a nivel europeo (Bélgica, Holanda, Alemania, Inglaterra, …).

Su gestion pasaba simplemente por la firma de una serie de

Condiciones Administrativas

que detallaban precios unitarios de facturación, requerimientos en cuanto a instrumental para el servicio, cualificación del personal implicado, ….. En definitiva un “pseudo Pliego de Condiciones” que no suponían ningún problema, pese a que el cargo unitario iba a ser de menor cuantía que en otros contratos de ingeniería en la empresa. Pero no sólo de dinero vive una organización, también de prestigio, relaciones y ampliación del radio de alcance de sus Mercados y Clientes.

A nivel técnico, sin embargo la gestion de contratos implicaba una determinada

Configuración en la Base de Datos

tanto a nivel de codificación de equipos como de configuración de medidas, alarmas e incluso de los Períodos de Chequeo, pese a que en este caso se daban unas orientaciones basadas en que muchos equipos de estas plantas usaban la vibración como herramienta de control de calidad, y su verificación para este proceso tenía prioridad sobre tiempos entre inspecciones que se hubieran obtenido por la aplicación de los Algoritmos de Markov.

gestion de contratos internacional

Dado que estos contratos serán objeto de futuras entradas en el Blog, y que esta expone una Serie de Consejos para su mejor gestion, sólo se mostrarán los detalles del principal epígrafe de su alcance técnico: la

Definición de Alarmas.

Estas debían definirse en base a la comparativa entre máquinas similares de manera parecida a como se indicó en la entrada de Control de Turbinas de Aireacion, es decir, mediante el uso de las categorías de máquina y la definición de Alarmas Estadísticas. Para ello se nos entregaron:

  • Librería de Categorías de máquinas, por ejemplo, molinos de martillos, centrífugas de discos, bombas centrífugas, ….
  • Niveles de Alarma en valor absoluto en base a estudios estadísticos realizados con las Bases de Datos de muchos de los Clientes de la empresa responsable de estos Contratos y Especificaciones.
  • Niveles de Alarma en Valor Relativo (estadístico), que se implantarían medida a medida contando con el apoyo que el Software ofrece para ello.

alcance en gestion de contratos

La

Implantación del Standard

fue larga pues desde cada planta se nos envió un listado de características técnicas de los equipos, pero se requirieron de fotos para una más adecuada asignación de categorías para cada máquina del sitio. Para que os hagáis una idea un motor de alterna podía clasificarse bien por su Número de Slots (ranuras en estator), bien por su fabricante, bien por su tipo de bancada, …. debiéndose elegir en cada caso la categoría más específica.

Además de lo anterior los Contratos obligaban a

Presentaciones Trimestrales de Resultados

lo que obligaba a preparar un formato de reuniones con los casos más significativos, evolución general de los Programas en Curso…… En esos eventos el representante de la Gestion de Contratos en cada país presentaba el detalle de las plantas bajo su tutela exponiendo los mayores éxitos y también posibles vías de colaboración y apoyo para el resto de providers del predictivo en el resto del Área Europea. Las reuniones eran dirigidas por los Gestores del Área de Fiabilidad de la compañía del Sector Alimentario y se celebraban en formato rotatorio en las diferentes ubicaciones donde se estaba implementando el Standard. A saber y que yo recuerde:

  • Machelen en Bélgica.
  • Amsterdam en Holanda.
  • Barcelona y Madrid en España.
  • Incluso en San Antonio (Texas) se celebró alguna en una de las Delegaciones de la Empresa creadora del Standard.
  • Manchester en el Reino Unido ….

gestion de contratos directivos

 

En este contexto estos serían los aspectos a potenciar para una

Mejor Gestion de Contratos en Mantenimiento:

Relaciones Humanas

Es difícil seguir todos los puntos de contratos de alto contenido técnico y con fuerte detalle en muchos de los aspectos que constituyen tu base de Trabajo Diaria. Será habitual, por tanto, que te tomes ciertas libertades y que esas “Canas al Aire” lleguen a oídos de los responsables del sistema en curso. Si existe un relación humana cercana que incluya no sólo aspectos profesionales sino personales será más fácil que se entiendan estas salidas de tono.

En este sentido recuerdo en más de una Ocasión viajar en el día de los trabajos en lugar de la jornada anterior, o por ejemplo usar un Equipo de Medida que no cumplía los Requerimientos del Standard, o incrementar los gastos de viaje por una u otra circunstancias.

Realimentación

 Quizás sea la palabra más usada en el día a día de cualquier profesional que trabaje en Consultoría Digital o Presencial, y estoy convencido que no se trata de un Tópico, puesto que debemos aprender de nuestros Clientes y Proveedores para mejorar nuestros Procesos de Producción y Comunicación. Los contratos de los que os hablo incluían una serie de formularios para identificar posibles vacíos en el Standard en relación a:

  • Máquinas que era difícil de categorizar.
  • Posibles Problemas detectados en el trabajo práctico con cada planta.
  • Sugerencias de Añadidos a la Configuración Establecida.

Los formularios resultaban efectivos pero fríos en la medida que las respuestas se alargaban y presentaban un formato demasiado academicista. En este sentido el uso de elementos como Teléfono, Chatting u otros Sistemas de Comunicación resultaba necesario para que las Realimentaciones fueran Efectivas para un Mejor Funcionamiento de los Contratos.

Círculos de Calidad

Este formato de reuniones y grupos de trabajo para la Mejora Continua que se introdujo vía la Filosofía TQM (importada de Japón) tiene clara aplicación en las Reuniones y Eventos Trimestrales en este contrato de mantenimeinto. ¿Porqué? Porque uno de los Principios Fundamentales de estos Círculos es la implantación de Sistemas de Seguimiento de las Conclusiones establecidas en cada meeting o grupo de mejora, algo que se garantiza no mediante el uso de Herramientas Formales sino a partir de la propia implicación de un Directivo que siente Hastío y Necesidad de mejorar cada uno de los procesos empresariales en los que se encuentra inmerso.

Aunque pueda sonar un poco “fuerte” estos círculos son el equivalente a las Sesiones de Autoayuda o Psicoterapia para cualquiera de los “civiles” de la Sufrida Clase Media. A nivel personal deciros que poder desplazarme a cada uno de estos meetings, y poder compartir penurias profesionales con Colegas Profesionales actuaba de bálsamo y de acicate para que a la vuelta de los mismos cada una de estas Acciones fueran planteadas en los planning semanales o mensuales dentro de mi propia compañía.

Tecnologías de la Información

La gestion de contratos funciona cuando se demuestran los Resultados y el Compromiso con los Objetivos del mismo. Dado que se trataba de un proceso de configuración de base de datos para la automatización de los diagnósticos en vibración el archivo de histórico y medidas debía presentar unos determinados formatos y un determinado nivel de sincronismo con el de otro proveedores a nivel europeo.

Particularmente no soy un enamorado de los procesos de back-up eternos y los Sistemas en Red pues en muchos casos se encuentran todavía en desarrollo, pero tuve que transigir ante su necesidad dentro de una adecuada estrategia de Marketing y Comunicación. En el mundo de la dirección empresarial estos aspectos resultan fundamentales como elementos de aval para que se renueven los contratos y el proceso de confianza mutua que existe entre ambas compañías.

Marketing Corporativo

No pretendo ser un gurú de este aspecto, pero siempre se me ha insistido en mi formación como mercadólogo en no pensar únicamente en el proceso tradicional de Comunicación: Emisor-Mensaje-Medio de Transmisión-Receptor, sino potenciar otros muchos aspectos que juegan una capital importancia para un eficiente sistema de comunicación empresarial.

La empresa creadora de los contratos, americana, era un claro modelo en estos aspectos (creo que no soy el único que piensa que en esto los americanos son los mejores) pues en cada acción de la compañía apostaba por una determinada imagen de marca. Cito algunos ejemplos:

  • Libertad para Elección del Aspecto y Branding Personal – Empresarial.
  • Informalidad en los Tiempos de Ocio en Reuniones y Grupos de Trabajo.
  • Espontaneidad para el establecimiento de Redes de Networking y Trabajo Conjunto.

Infografía Resumen

infografia gestion de contratos

Estos serían los 5 puntos clave del proceso y creo que estarás de acuerdo en ellos si has trabajado en gestion de contratos. En el caso del

Mantenimiento y Fiabilidad

las particularidades son notables respecto a cualquier otro proceso similar en otras áreas empresariales. Piensa que cualquier programa de mejora en este sentido exige años de funcionamiento para el logro de resultados reales y monetarios para cualquier organización; una de las primeras razones sería que las máquinas evolucionan lentamente al fallo y otra que muchos de los beneficios se estiman en base a determinados supuestos sobre los procesos productivos.

Sin embargo el benchmarking que es la técnica de organización aplicada en estos contratos (comparativa con plantas de referencia en base a configuraciones similares) permite cuantificar y plasmar en números concretos y palpables los beneficios que todos sabemos se obtienen por un óptimo funcionamiento de los Programas de Mantenimiento.

Por eso creo que esta entrada, además de aportarte unos “key points” para tus procesos de gestion de contratos te permitirá obtener ideas para el establecimiento de indicadores en mantenimiento y procesos productivos, además de unas posibles medidas correctoras para eliminar tus gaps en relación a las plantas de referencia de tu compañía.

En ese sentido te animaría a auditar tus bases de datos y poder establecer esas prácticas de benchmarking apoyándote en tu trabajo conjunto con otros responsables de mantenimiento y fiabilidad dentro de tu empresa o holding empresarial. Ya sabes que si quieres asesoría, soporte o formación para todos estos trabajos siempre tienes al autor de este Blog y Portal.

boletin sobre gestion de contratos

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