Adecuada elección para la Arquitectura de KPIs de Mantenimiento

En este post os resumo las entradas de uno de los foros de mantenimiento que sigo. Se trata concretamente de una entrada relativa al número de niveles necesarios para la definición de KPIs de mantenimiento.

KPIspreguntas sobre KPIs de mantenimiento

Foro1:

Buenas a todos. ¿Podrías indicarme cuál es el número necesario de niveles para la definición de KPIs de mantenimiento? No tengo seguridad sobre el número de niveles organizacionales necesarios y, por otro lado, si es necesario su linkado a algún KPI corporativo.

Foro2:

Para el mantenimiento yo sugeriría 3 niveles de KPI desde la dirección, los ingenieros y el nivel de técnicos de mantenimiento.

Foro3:

Hemos de entender los KPIs como una herramienta para la mejora continua. Por tanto, en su definición habrás de tener en cuenta cuanto quieres mejorar; para ello tendrás que saber también cuál es tu desviación sobre la referencia. Para ello has de conocer indudablemente los objetivos de tu empresa u organización.

Foro4:

Yo os resumo una presentación que hicimos para un cliente en Inglaterra:

  • Los KPIs son herramientas de mejora organizacional

  • Son herramientas que están normalizadas bajo ciertos estandar del BS

  • Lo primero que hay que hacer es medir y saber medirlos

  • Para su definición han de conocerse los objetivos del mantenimiento

  • Son variables que indicarán de la situación actual de operación y funcionamiento de la compañía por lo que derivarán de los objetivos de negocio

  • Son jerarquizables en función del nivel de la compañía al que afecten.

En este sentido, la jerarquía de KPIs de mantenimiento puede ser la siguiente:

Calidad Operacional

  • Afecta a supervisores de mantenimiento

Eficiencia y Eficacia

  • Afecta a la gestión departamental

Financieros

  • Afectan los gestores senior

De Negocio

  • Afectan al nivel de ejecutivo de la compañía

estructura en KPIs de mantenimiento

Su organización es piramidal y, por tanto, relacional de tal manera que si alguno de los niveles falla el resto también se resiente. Os muestro a continuación un ejemplo.

Caso de Estudio Foro 4: Gestión de transporte de equipajes en aeropuerto

  • Antecedentes
    • En 1 minuto todas las cintas de equipaje se reparaban sin necesidad de repuestos.
    • Estos tiempos de parada se gestionaban con redirecciones del flujo de equipajes.
    • La cinta estaba accionada por motoreductores de diferentes tipos
    • En promedio existían fallos de 1/2 motoreductores a la semana con un tiempo medio de sustitución de 10 minutos
    • Poca política proactiva o de mejora en su departamento de mantenimiento y fiabilidad
  • Se trata de estudiar KPIs de mantenimiento para el sistema establecido entre el aeropuerto y el contratista consistente en:
    • 3 personas del contratista disponibles permanentemente en el sitio
    • Tiempo de parada o perdida máximo de 15 minutos / día
    • Costes de repuestos para el mantenimiento cubiertos por el aeropuerto
  • Objetivos de Negocio
    • Por parte del aeopuerto
      • Reducir costes
      • Reducir quejas de clientes
      • Evitar paradas
    • Por parte del contratista
      • Maximizar beneficios
      • Reducir costes de personal en el proyecto
      • Minimizar penalizaciones por paradas o indisponibilidades del sistema
  • En base a esos objetivos se puede plantear la siguiente definición de KPIs que satisfagan a las 2 partes:
    • Para el aeropuerto
      • Insatisfacción Clientes
      • Eventos de perdida de equipaje
      • Coste de repuestos por averías en sistemas de transporte de equipaje
      • Fiabilidad del sistema
    • Para el contratista de mantenimiento
      • Número de eventos causando infracción
      • Costes de penalización
      • Causas de fallo categorizadas por tipo de motor o posición
      • Promedio de paradas diario y desviación en relación a estandar
  • Conclusiones
    • El aeropuerto y el contratista persiguen objetivos distintos
    • Por tanto, no se puede utilizar una única lista de KPIs
    • El contratista no percibe ningún beneficio por aumentar la disponibilidad de la instalación (vía mejora de fiabilidad), pues puede:
      • garantizar una disponibilidad que no supere su nivel de penalización o aviso
      • continuar con políticas de mantenimiento correctivo sin necesidad de 3 personas disponibles
  • En base a un benchmarking realizado por nuestra compañía se lanzaron las siguientes recomendaciones:
    • El contrato de pagos e incentivos al contratista debe revisarse y consecuentemente sus KPIs
    • En la posterior definición de KPIs tener en cuenta que potencien las mejoras de fiabilidad y disponibilidad en el sistema
    • Es posible que haya que coordinar la definición de objetivos entre departamentos para lo que se ha de tener en cuenta la interacción operacional del mantenimiento. Es habitual decir que mantenimiento interacciona con operación, calidad, seguridad y medio ambiente, y por consiguiente también con sus objetivos.

Comentarios

En España existen

Normas que estandarizan los niveles y número de KPIs de Mantenimiento,

por tanto parecería lógico utilizarla como referencia para cualquier definición de estas variables de control.

Se muestra a continuación la esencia de esta norma:

  • KPIs de mantenimiento divididos en 3 gruposestandarizar kpis de mantenimiento

    • económicos

    • técnicos

    • organizacionales

  • Existen factores externos e internos de influencia

    • Los factores externos son condiciones que quedan fuera del control de la gestión de la compañía

    • Los factores internos están dentro de la compañía pero fuera del departamento de mantenimiento

  • Cada tipo de  indicador se puede definir en 3 niveles diferentes dependiendo de su grado de alcance:

    • instalación

    • línea

    • equipo

  • Los KPIS se deben evaluar en forma de relación entre factores,

    • Típicamente en formato de numerador y denominador, para ciertas actividades o recursos del departamento.

Por tanto, con estas premisas y con las indicaciones que damos en diferentes puntos del portal, habría que definir un listado de indicadores que dependerían de la situación inicial de nuestros procesos y también cuáles serían sus objetivos futuros.

También recomendaría la revisión de una entrada anterior, ligada claramente a esta, en la que se hablaba de como medir variables teniendo en cuenta que se encontraban relacionadas en jerarquía y nivel, de tal manera que lo que era básica para un nivel estratégico era avanzada para el siguiente nivel, el táctico, y que ese proceso secuencial era el que había que seguir para su definición e interpretación.

Configura tu Arquitectura de KPIs de Mantenimiento

Claro que debes hacerlo. Piensa en las consecuencias de medir solo indicadores para un nivel organizacional, gravísimas, ¿verdad que sí?

Recuerda, amigo, la frase de Peter Drucker:

«Existen en los negocios fuerzas naturales que actúan en contra de los objetivos comunes»

Seguro que las conoces si has trabajado en una empresa por cuenta ajena, son las asociadas a los grupos informales. Pues nada todos ellos a partir de ahora quedan alineados con esa Pirámide de KPIs de mantenimiento.contactar para kpis de mantenimieno

Por eso, analiza tu organización, número de niveles, tipo de relaciones, y desarrolla una óptima arquitectura de indicadores. Yo te puedo ayudar, ya sabes que sí, tanto desde el blog como presencialmente. Contacta y hablamos.

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