¿Cómo Analizar y Medir Indicadores de Control en Auditorias?

En la revista Uptime Magazine se publicó un articulo relacionado con la auditoria de procesos; el título del mismo fue Measuring Perfomance que traducido viene a decir midiendo el rendimiento, y como podéis ver en las diferentes páginas de este portal explica cómo gestionar los indicadores de control cara a auditar a nuestros procesos.

Indicadores de Control

Las preguntas claves cuando queremos controlar nuestro departamento a través de la medida de indicadores de control han de ser simples como:

¿Por qué medirlos?

“Tus medidas pueden mostrar tus debilidades, que son tus puntos de oportunidad para mejora”

“Para identificar oportunidades de mejora o para medir los pasos dados en la mejora continua”

“Para entender si estamos logrando nuestros objetivos

“Para compartir los éxitos que motivan hacia el cambio y la mejora

¿Qué Indicadores de control medir?

Existen indicadores de excelencia o de seguimiento; los primeros permiten definir proyecciones hacia el futuro mientras que los segundos visualizan el escenario actual del departamento. Ahora bien, generalizando las posibles variables de control pueden clasificarse como relativas a:

  1. Procesos y comportamiento: habilidades del personal, definición de misión y objetivo.
  2. Ejecución operacional: diseño, operación y mantenimiento.
  3. Eficiencia operacional: disponibilidad, calidad, mantenibilidad, coste.

Para cada uno de ellos existiría un proceso específico de auditoría, con sus propios métodos, variables y niveles de control.  Sin embargo, existen íntimas relaciones entre ellos puesto que la eficiencia operacional, por ejemplo medida a través de la disponibilidad, depende significativamente de la ejecución operacional, medida por el tipo de  planificación de mantenimiento existente. Por tanto, podríamos decir que para obtener la excelencia en un nivel de análisis tendríamos que tener un control o seguimiento en el nivel superior. Véase el siguiente gráfico para entenderlo:

 categorías de indicadores de control

¿Cómo cuantificarlos?

El proceso resulta complejo pues depende notablemente del grado de madurez y el estado de los procesos en cada planta, si bien se han de buscar los caminos para identificar los valores que puedan permitir el cálculo de esas variables de control. Para ayudar y estandarizar el proceso se recomienda:

  1. Generar definiciones claras y concisas de cada variable.
  2. Entender la unidad de medida y buscar los valores de origen no lo plasmado en informes o evaluaciones del departamento.
  3. Usar sistemas estándar de reporte.

¿Estandarizar?

Se debe trabajar entre diferentes plantas y departamentos de la compañía para poder establecer unos estándares internos, o bien para comparar con niveles de control externos. Como ejemplo se tiene el

Estándar de The Society of Maintenance and Reliability Key and perfomance indicators 

Que ha desarrollado un paquete de KPIs con definiciones, objetivos, fórmulas de cálculo, definición de componentes a partir de los datos recopilados de diferentes sectores industriales.

Resumen

Pensemos que el proceso indicado en todo el articulo es coherente con la propia definición de objetivos que serían, en función de su amplitud de enfoque o nivel, los siguientes:

  1. Planes corporativos o estratégicos:son planes a largo plazo. Se refieren a las líneas de acción fundamentales, así como al tiempo y plazos de planificación; para ellos, se prevé un control de las actividades, se asignan recursos y responsabilidades. Podrían relacionarse con los indicadores relativos a procesos y comportamiento.
  2. Planes tácticos que corresponden a los aspectos parciales de cada una de las divisiones del departamento. Se refiere a tareas de mandos intermedios, concretando además los planes estratégicos. Podrían relacionarse con los indicadores relativos a ejecución operacional.
  3. Planes operativos, desarrollados por operadores y operarios, relativos al corto plazo. Se recogen programaciones de trabajos individuales, tiempos de ejecución, ….Podrían relacionarse con los indicadores relativos a eficiencia en fabricación.

planes e indicadores de control

Este punto de vista nos permitiría, por otro lado, afinar la definición de las medidas correctoras, cada una de ellas a su nivel organizativo correspondiente.

¿Cuál es tu caso?

Como ves, es importante medir indicadores de control como parte de cualquier auditoría de procesos, si bien no de cualquier manera sino siguiendo un proceso jerárquico y secuencial. Mi experiencia es que cuando vas a cualquier departamento de mantenimiento con esta cantinela, surge la pregunta:

¿Usar Indicadores de Control? ¿Para qué?

Pues en este artículo tenéis una buena batería de razones, pero yo simplemente me remitiría al pensamiento popular:

Nunca tendremos el viento a favor si no sabemos a donde vamos (Séneca)indicadores de control marcan direccion

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