Gestión y Características de la Orden de Trabajo de Mantenimiento

Nuestra actividad presenta una importante carga de documentos e información, fundamentalmente en la parte de planificación de recursos y herramientas. La orden de trabajo de mantenimiento ha de ser el vehículo portador de la documentación básica involucrada en todas nuestras decisiones a nivel operativo. Ha de ser, en definitiva

el corazón de las entradas al sistema,

a partir de la que se alimentarán las bases de datos y la plataforma de ayuda para la realización del trabajo.

¿Qué es una Orden de Trabajo?

Se trata de un documento, que

No debe presentar un determinado Formato,

pero sí que debería quedar cumplir con las 3 condiciones:

  • Orden base de cualquier trabajo.

Cualquier acción operativa ha de estar soportada por este documento, debiendo incluir, como ya se dijo en la entrada relativa a causa de fallo, datos para poder identificar causa, fallo y síntomas.

  • Orden individual para cada operación de mantenimiento

cada vez que se realice una operación se deberá generar esta OT.

  • Debe existir un procedimiento para su generación y relleno.

Existen plataformas específicas que permiten este tipo de trabajo, por lo que nos referimos a la existencia de una serie de reglas que permitan generalizar conceptos como para qué eventos se ha de generar una Orden de Trabajo y cómo se han de gestionar la información procedente de intervenciones realizadas en paradas de planta, o las disponibilidades de recursos requeridas.

orden de trabajo de mantenimiento

Diseño

Además de esas 3 condiciones, el diseño y estructura de una Orden de Trabajo debe tener en cuenta las

Características y Morfología de las distintas actividades en Mantenimiento.

Una posible clasificación de actividades sería la siguiente, pero puede haber otras:

Mantenimiento correctivo sin planificar y planificado

Planes cíclicos de trabajo, típicamente conocidos como preventivos.

Intervenciones preventivas no cíclicas, mayoritariamente las relativas a programas de predictivo.

Intervenciones de apoyo a otros departamentos.

Por otro lado, la orden de trabajo tiene un

Alcance Múltiple en relación a la Gestión del Departamento,

algo a tener en cuenta para su diseño y manejo. Tal alcance podría resumirse en.

  1. La planificación de recursos humanos, materiales, equipos, etc… .
  2. Una coordinación en relación al horizonte temporal en las diferentes actividades de mantenimiento.
  3. La gestión óptima y funcional de la carga y urgencia de trabajos adecuándolo al sistema de programación.
  4. Nivel de uso de los diferentes recursos tanto de inventario de repuestos como de personal u otros (necesidades de subcontratación, horas de intervención, …)

orden de trabajo de mantenimiento

Arquitectura de Datos Realimentados

Finalmente, estaría la parte operativa de cumplimentar la orden de trabajo, algo que se ha de usar como realimentación para la gestion futura de trabajos y para obtener: ese valor añadido del que ya se habló en entradas previas de planificación del mantenimiento:

  • Histórico. En él se dispondrá de datos relativos a causas, síntomas y soluciones adoptadas para el cierre de cada Orden de Trabajo, debiéndose incluir además de información relativa a costes de materiales, y otros.
  • Sistema experto de ayuda. Como casi cualquier programa de gestión estos sistemas disponen de reglas y procedimientos de diagnóstico que habilitan al operador la posibilidad de analizar las causas de las averías.  Este sistema vive de los datos introducidos desde la orden de trabajo en su rutina habitual de funcionamiento.
  • Datos para gestión. Se trata de módulos necesarios para operaciones de un mayor nivel dentro del departamento como el táctico o el estratégico.
  • Conexión y compatibilidad con otros sistemas de planta. Es necesario que la orden de trabajo y su información quede integrada adecuadamente con otros arquitecturas software de planta y administración empresarial.

Esquema de Relaciones

orden de trabajo de mantenimiento

¿Crees que es Así?

Seguro que estás utilizando este documento de mantenimiento con asiduidad, puesto que es la base de la gestion documental de todas las actividades realizadas. Esta es la teoría pero casi nunca se lleva a la práctica

con un 100% de Eficiencia.

Desde mi experiencia personal los problemas más habituales se encuentran no en su implantación y formato, sino en una deficiente gestión por dos razones fundamentales:

Inadecuado uso de la Orden de Trabajo como Base de Conocimiento

No se utilizan los datos para Corregir Debilidades y mejorar el Grado de Cumplimiento de Actividades. Derivado de un uso inadecuado del sistema de información empresarial.

Ineficaz uso de sus Posibilidades de Gestión

Evidentemente, la OT se utiliza en la generación de diferentes ratios de gestión y su seguimiento. Ahora bien, el nivel de alcance estratégico (según el croquis anterior) es inadecuado.

Un ejemplo de este último punto consistiría en actividades análisis de causa raíz para la mejora en mantenimiento, que incidiría en la gestion de planes y trabajo con otros departamentos. Puesto que seguro que más de una vez has pensado ¿porqué existen incoherencias entre Ingeniería de Mantenimiento y Compras?  Pues porque ese documento no se ha convertido en el vehículo de información de las necesidades y requerimientos de mantenimiento hacia otros departamentos de la organización.

Tu Opinión Cuenta

Seguro que tienes tus propias experiencias, pero las deficiencias de alcance en las arquitecturas de la información suelen ser uno de los grandes problemas para un eficiente uso del documento. No tengo más que decirte que en muchas el departamento de Predictivo no conoce el formato que tiene una Orden de Trabajo de Mantenimiento.

orden de trabajo de mantenimientoEsto es así pues en general mantenimiento planificado y predictivo funcionan de manera independiente. Por tanto, estaría encantado de conocer tus experiencias, para lo que puedes utilizar la sección de comentarios.

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Comentarios (10)

  1. Agustin Pacheco

    Estoy trabajando en el desarrollo de un SLA (service level Agreement) para mis OT’s pero ?que Ponderacion le puedo dar a las OT’s que no son importantes, no paran produccion, no son de seguridad y son reparaciones o actividaes menores?

    Responder
    1. admin (Publicaciones Autor)

      Habitualmente se utilizan ponderaciones numéricas asociando prioridades a cada uno de los equipos.
      Se puede realizar algo similar a lo que se hace con la criticidad, establecer un índice numérico para cada uno de esos factores y asociar un total de severidad como la suma de ellos. Ahora, es algo que depende de las características de cada planta.

      Responder
  2. David

    Hola! Donde puedo conseguir un formulario de orden de trabajo o parte de avería para registrar las averías que me pueda encontrar en un ámbito industrial. Gracias!

    Responder
    1. admin (Publicaciones Autor)

      Buenas noches David,
      Te puedo pasar la que utilizábamos en el taller que supervisé. Se trata de un formulario interno utilizado en el contexto de un Sistema de Calidad, si bien en relación al formato que se indica en el artículo no te puedo proporcionar nada. Si es urgente podría conseguirte una a través de mis contactos en LinkedIn o prepararte una con lo que recuerde del tiempo que trabajé con ellas.
      Por otro lado te indico que un parte de averías difiere de una orden de trabajo, pues el primero simplemente se refiere a la descripción del fallo que se ha producido y no creo requiera de un documento especial; sin embargo, una OT como indico en el artículo sí debe presentar uno concreto pues trata de cubrir todos los recursos y herramientas necesarios para el trabajo de reparación, requiriendo de una planificación de necesidades de la base de datos que se haya configurado y alimentado en el software.
      En nuestro taller teníamos una hoja de RT en la que se describían aspectos generales y las OTs que se generaban en el trabajo de mantenimiento, y luego diferentes OTs que colgaban de ella como así se describe en el artículo http://www.ingenieriamantenimiento.org/reparacion-de-ventilador-en-taller/.
      Gracias por el comentario y un cordial saludo.

      Responder
  3. claudio

    quien emite la orden de trabajo?

    Responder
    1. admin (Publicaciones Autor)

      Muy buena pregunta Claudio, y como tal no se puede contestar en un comentario de un blog. Quizás sea objeto de alguna entrada posterior pero no admite mucha labor de ingeniería (los números fallan al tratar de modelizar esas situaciones).
      En mi amplia experiencia en mantenimiento he visto de todo, pero lo generalizaría como sigue:

    2. Desde el software GMAO se personalizan permisos de acceso, y son los supervisores de mantenimiento los que en su mayor parte abren y gestionan las OTs. Ellos son quienes mejor conocen la disponibilidad y capacitación de cada operario de mantenimiento.
    3. Otra cosa es la codificación o parametrización de los campos que aparecen en las OTs, que es labor del ingeniero o jefe de mantenimiento, o incluso del instalador del software GMAO en sus períodos de puesta en marcha.
    4. También es labor de esa misma persona el análisis de cada OT cerrada: tiempos de ejecución, retrasos en fecha de cierre, gestión de la información para procesos de mejora, …
    5. Piensa que una OT es un simple documento, su importancia radica en su alcance conceptual como herramienta de comunicación y gestión en mantenimiento.
      Gracias por el comentario.

      Responder
  • José Luis Esteban

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    Responder
    1. admin (Publicaciones Autor)

      Gracias José Luis.
      Recibe un cordial saludo amigo, y espero disfrutes de una buena tarde de Domingo.

      Responder
  • raul lopez

    buen dia
    que diferencia existe ente OT de mantenimiento correctivo y OT de mantenimiento preventivo o son lo mismo
    le agardecere por sus respuestas

    Responder
    1. admin (Publicaciones Autor)

      Buenas noches Raúl,
      Gran pregunta. Son efectivamente lo mismo desde el punto de vista del documento, si bien desde el punto de vista organizativo es significativamente mayor la importancia de la orden preventiva.
      Sólo en ciertos sectores donde priman cuestiones de seguridad, como el químico o el farmacéutico, por encima de otras cuestiones (disponibilidad – planificación de la producción) tiene tanta importancia la orden de trabajo correctiva,
      De hecho, en mi amplia experiencia he visto multitud de situaciones donde la orden de trabajo se rellena a posteriori como un mero formulismo para dejar constancia de gastos, independientemente de la cuantía de los mismos (desde el cambio de un acoplamiento a un motor eléctrico). Ello genera ineficiencias posteriores en el uso de la orden correctiva como herramienta de gestión, pues se desconocen datos de stock, fechas de salida, costes no directos (horas hombre, gestión de materiales, costes de oportunidad).
      Por esa razón el mantenimiento predictivo y la detección precoz de las futuras averías se convierte en una clara herramienta de mejora continua, al mejorar la realimentación de las intervenciones de mantenimiento, y desde un punto de vista más egoísta (he sido y soy trabajador de mantenimiento) aumentaría nuestro estatus organizativo y la calidad-satisfacción por nuestro trabajo diario.
      Muchas gracias por su comentario, reciba un cordial saludo Raul y feliz mes de Febrero.

      Responder
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