¿ Planificador de Recursos (2014)?

En cualquier proceso de planificación habrá que realizar tareas administrativa de control de los trabajos, labor fundamentalmente apoyada en el sistema GMAO (gestión del mantenimiento asistido por ordenador) para coordinar turnos y perfiles profesionales, seguir y controlar procedimientos de operación, gestionar órdenes de trabajo; estas actividades serían realizadas por un perfil profesional determinado, planificador de recursos, del que analizaremos cuáles deberían ser sus habilidades.

Entradas de Foro:

Foro 1:

Estamos reorganizando nuestro departamento de mantenimiento y quisiera profundizar en el perfil que creéis ha de darse al planificador de recursos.

Foro 2:

Hace un par de años cuando hicimos una revisión de nuestros procesos de trabajo separamos intencionadamente los papeles del planificador y el programador. El primero se cubría con un turno completo mientras que el segundo lo cumplíamos a media jornada.

Las funciones asignadas al planificador de recursos se detallan a continuación:

• Preparar paquetes de trabajo basados en los standards establecidos en nuestros procesos de mantenimiento.
• Establecer, en base al sistema de gestión del mantenimiento asistida por ordenador (GMAO), planes detallados para cada tarea.
• Desglosar los tiempos de tareas mayores de mantenimiento en fracciones horarias, fundamentalmente centrándose en la definición de los mínimos hitos temporales necesarios.
• Seguir, recepcionar y realizar posible cierre de órdenes de trabajo (OT).
• Como apoyo a lo anterior valorar la posibilidad de realizar un check lista sobre el equipo u activo objeto de la actividad de la OT.
• Coordinar las tareas de preparar paquetes de trabajo con la apertura y cierre de OT´s.
• Abrir nuevas tareas de GMAO (OT´s) coordinando necesidades materiales y humanas si alguno de los paquetes de mantenimiento programados así lo requiriera.
• Los trabajos para personal externo han de seguir unos protocolos especiales:
  • Página de presentación
    • Título de la tarea
    • Descripción
    • Número OT
    • Nombre equipo
  • Detalle de protocolo e instrucciones de seguridad:
    • Respuesta ante situaciones de emergencia
    • Informaciones para paro o desactivación
    • Procedimientos de seguridad aplicables a la tarea
  • Requerimientos permitidos
  • Detalles de pasos condicionales ante situaciones de “que” o “como” para cada una de las situaciones posibles
  • Aporte de fotografías digitales que aporten claridad a ese detalle de tareas
  • Uso de posibles standards de ingeniería
  • Lista de materiales
  • Procedimientos aplicables del departamento
  • Partes de trabajos con números de proveedor
  • Pasos detallados del GMAO para cada tarea y personal requerido en ella
  • Realimentación de mecánicos y personal de intervención
  • Cerrar en GMAO:
    • Histórico de órdenes de trabajo
    • Confirmación temporal de OT
• Coordinación de permisos y hojas de pedido para materiales desde almacén o proveedores externos
• Seguir mediante hoja de registro digital el cierre de cada uno de los eventos programados
• Gestionar y realimentar observaciones de mecánicos y personal de intervención
• Rellenar y gestionar datos de intervenciones necesarios para el seguimiento de KPI´s
  • % de órdenes ejecutadas de las programadas en el GMAO
  • % de cumplimiento de planning a través de cierre de OT´s
    • Variación en horas
    • Variación en relación a tareas programadas

Foro 3:

Ambos trabajos, programación y planificación, son sencillos cuando se trata de actividades unidepartamentales; se complica cuando hay diferentes sistemas, departamentos y contratas. Por ello, se debe manejar un margen de error del 5% sobre lo estimado en coste, tiempo y horas hombre. En cuanto al tiempo mi experiencia me dice que es recomendable empezar la planificación 2 o 3 meses antes.

Foro 4:

Estoy absolutamente de acuerdo en que se generan sobretiempos cuando existen multidisciplinariedad en las tareas. Yo manejo, sin embargo, un número más bajo, el 3.7%. En cualquier caso, el manejo de diferentes contratas en múltiples sistemas con diferentes materiales, permisos y autorizaciones y además con diferentes posibilidades de suministro sabe de su complejidad. También el manejo de consumibles, paradas y turnos de producción dificulta realizar cualquier planificación más allá de 3 meses vista. En cualquier caso, sí puedo contestarte que resulta mucho más dura la planificación que la programación.

Foro 5:

Yo, para no complicarme la vida, Foro 1 considero que planificar es producción, es decir, el planificador debería saber qué se necesita para hacer un trabajo con el mínimo impacto en recursos. En cambio programar es mantenimiento, es decir, el programador debería saber en qué momento se ha de realizar cualquier actividad teniendo el menor impacto en producción.

Foro 6:

Mi experiencia me dice que determines el programa de carga, escrito, y lo consensues con operación; todo ello con mucha buena voluntad y capacidad de consenso. En caso contrario, producción estará sobrecargada con los costes de subcontratas y se tendrá que responsabilizar de no haber tenido en cuenta el “espacio mantenimiento”. También te recomendaría ubicar una signatura de mantenimiento en el equipo con el indicador de usuario de vuestro sistema de GMAO, indicando en espera de mantenimiento. Piensa que operación piensa en satisfacer la entrega del producto al cliente final especialmente si este tiene un valor añadido alto y se ha de dar salida a productos en almacén.

Luego comprueba si, una vez reservado tu “espacio mantenimiento”, puedes realizar otros trabajos, fundamentalmente en frío y que no requieran permisos.

Por último, si has de realizar algún trabajo en caliente apóyate en las nuevas tecnologías que permiten optimizar y reducir sus tiempos de operación (uso de ventiladores de extracción de inflamables, …).

Planificador de Recursos:

Os puedo aportar, como administrador del portal, mis experiencias vividas con una compañía del sector alimentario en relación a los criterios más imporantes que se exigían para la selección o cualificación de un buen planificador de recursos.

Cualidades

• Abierto y capacitado para recibir comentarios y consejos

  

• Tener años de experiencia
• Conocer las habilidades manuales del mantenimiento
• Tener prestigio / ser respetado
• Dominar la matemática y la comprensión de lenguaje técnico
• Conocer los procesos y operaciones de la planta
• Poseer capacidad de liderazgo
• Facilidad para la síntesis y el resumen

Ocupación 

Se podrían tipificar sus tiempos de ocupación según la siguiente distribución porcentual:

• 25% investigación y categorización de tareas
• 25% desarrollo de planes
• 18% labor administrativa de cuentas y facturas de materiales
• 13% gestión de aplicaciones u operaciones standards
• 6 % labores de seguimiento
• 12% labores de personal y miscelánea

Problemas Frecuentes

Las razones más importantes contra las que ha de luchar el buen planificador son:

1. Trabajos en equipos en movimiento
2. Trabajos en equipos energizados
3. Trabajos en equipos confinados o de limitado espacio
4. Pobres o incorrectos planes de trabajo
5. Falta de tiempo

¿Eres Planificador o Gestor?

Espero que así sea pues habrás encontrado útil el contenido del artículo interesante para tu futuro. No te preocupes sino te sientes identificado puesto que se trataría de un perfil ideal. Es una referencia que te planteo para que afrontes con ilusión tus próximos días en tu lugar de trabajo.

También me gustaría aclarar que en entradas posteriores del blog verás métodos de ingeniería de planificación (decidir qué eventos realizar en cada período de tiempo en plan de mantenimiento preventivo) y programación (materiales y recursos de carácter dependiente en gestion MRP) aplicado al mantenimiento. La labor de este planificador de recursos debe ser ante esas especificaciones garantizar el cumplimiento de los items con la menor desviación posible sobre lo establecido.

Por supuesto, ¿qué piensas sobre lo que indico?¿consideras que ha de ser así? ¿Añadirías alguna más?