Manual de Formacion (joke)

En este número tenemos comics de Dilbert, un tutorial sobre las variables estadísticas conjuntas y la tira cómica vivida en el desarrollo de un importante manual de formacion.

Dilbert no es ajeno a todos los problemas que presenta la

Formacion y el Desarrollo Interno, 

como por ejemplo en esta primera tira cómica donde se nos dice que debemos tratar de evitar relaciones con

Procesos de Decisión Empresarial

que estén fuera de tu actividad profesional, pues siempre te van a faltar datos y pueden utilizarte como cabeza de turco si algo sale mal …..

o en otros casos sustituir empleados formados por otros más baratos e incompetentes, algo erróneo puesto que el

Conocimiento Organizacional es un Activo Intangible,

no lo Desaproveches 

Tutoriales

Dado que hemos alcanzado los 10 tutoriales, en este número se os muestra el listado de los hasta ahora publicados:

1. Kurtosis y sus aplicaciones en el Filtrado de Datos
2. Espectro Suma y Diferencia y Procedimiento para su Uso en Software de Rockwell Automation
3. Números Complejos y su Algebra Básica
4. Termodinámica para el Mantenimiento
5. Características del Vidrio y Materiales Compuestos
6. Electrostática y Conductores
7. Características de la Corrosión
8. Mecánica básica de Fluidos
9. Límite Elástico de Materiales
10. Transformada de Laplace como Herramienta para Modelizar Sistemas

Y esta semana ya sabéis tutorial sobre los modelos estadísticos que caracterizan a las Variables Conjuntas; disfrutadlo y recordar esos conocimientos olvidados sobre estadística.

En esta entrada nuestra tira cómica irá sobre como preparar un

Manual de Formacion,

tarea que se complica cuando hablamos de tecnología como es el caso de mantenimiento y producción. En mi empresa siempre se ha tenido la teoría de que este tipo de manuales deben ser fundamentalmente guías que permitan al alumno saber el orden y esquema de la formación, permitiendo así un

Mayor grado de libertad al Formador

para elaborar su propia metodología de desarrollo y exposición de contenidos.

Esto parece algo adecuado cuando tienes el personal adecuado como era el caso pues en unos casos eramos ingenieros con una buena preparación, o en caso contrario técnicos con una amplia experiencia en resolución de problemas y situaciones reales en diferentes y variados contextos productivos. Aún así yo era de la opinión que debían existir unas bases para un desarrollo mínimamente uniforme de los contenidos que además permitiera identificarse como imagen de marca de la compañía.

Por eso cuando se me nombró coordinador y responsable de

Formacion interna y Planes Formativos 

traté de plantear una serie de ciertas directrices generales que empezaban obviamente desde la base, es decir, que afectaban al modo de elaborar cada manual de formacion así como su uso como elemento de comunicación y marketing. Estas consistieron en:

• Plantillas de Powerpoint Corporativas

pues cada uno tenía la suya propia, o bien la cambiaba en función del cliente o su estado de ánimo. Por eso cogí todos los cursos del servidor y revisándolos elegí una plantilla adecuada por dimensión y color a los mismos, teniendo en cuenta también el nivel de comunicación deseado por la empresa con los departamentos de formación de cada compañía cliente.

• Presentación Estándar para cada Manual de Formacion

pues estos variaban en función de misteriosos aspectos como:

• Me han dicho que el presupuesto de este curso iba ajustado
• Tengo que viajar en coche y llevarlos en mano va a resultar muy pesado el paquete si lo saco a una diapositiva por página.
• Me gusta este Tipo de Estética.

• Modularización de los cursos,

algo de mucho más calado puesto que los niveles distinguían fundamentalmente básico de avanzado, pudiendo existir un mayor número ampliando así nuestro catálogo y nivel de facturación.

Formacion Modular

Es en esta tercera labor donde me detendré para exponer la situación que se planteó con una importante compañía eléctrica que no demandó un curso avanzado de vibración si bien con un manual de formacion en formato libro de texto, oportunidad que obviamente aproveché para iniciar esa modularización para la mejora de nuestros cursos.

Se debía preparar este manual para un

Curso de una Semana

e iba a estar dirigido a técnicos e ingenieros de una de las principales compañías del país. Pero el trabajo no podía llevarlo a cabo yo solo puesto que no reunía todos los conocimientos que aunaban todos mis compañeros, y además no tendría tiempo pues el plazo dado para su elaboración fue realmente corto.

Por eso hube de

buscar apoyo en los técnicos e ingenieros de la compañía

si bien coordinando sus cargadas agendas profesionales. Así, elaboré un mapa mental sobre lo que cada uno de ellos podía aportarme por su bagaje profesional o por su curriculum académico si bien siempre contando con que en realidad cada uno de ellos me iba a realizar un favor puesto que sus prioridades debían ser cada una de sus tareas diarias. De todos modos no se trataba de una petición a hurtadillas sino que realmente la dirección había comentado en varias reuniones la necesidad de dedicar un tiempo a mejorar cada manual de formacion, si bien en este caso concreto era yo quién debía decidir las responsabilidades de cada uno de ellos, además de estar obligado a exigir un plazo de entrega.

Ahora bien, he de deciros que siempre mi política ha sido la de

Evitar Tensiones

en el trabajo, no en vano pasamos más horas allí que con nuestra propia familia por lo que lo traté de asignar tareas que fueran del gusto de cada uno de ellos Por eso mi estrategia fue hablar con ellos del contenido del manual de formacion, en este caso de vibración, en los diferentes momentos que teníamos para charlar típicamente comidas, cafés, ….

¿Porqué no preguntarles directamente?

Porque la respuesta nunca saldría natural, sino forzada; pensad que era yo quién decidía el instructor de muchos de los cursos y seguro que eso entraba en conflicto con su deseo de sinceridad para conmigo. Ahora bien, la situación no fue sencilla pues no suelo ser una persona que hable de contenidos técnicos en esos lugares, vamos creo yo que casi nadie pero me tocó hacerlo ….

Y entonces la estrategia pasó a ser:

• ¿Cómo cambiar los temas de conversación de la gente para que en el corto período de tiempo de los cafés pudiera enterarme de sus preferencias para desarrollar el manual de formacion en vibración?
• ¿Cómo no parecer que eso fuese una estrategia profesional pese a que yo nunca hablase de esos temas en los descansos?
• ¿Cómo lograr hacer eso con 10 personas, muchas de ellas con las que no tenía una buena relación personal?

Obviamente tampoco era cuestión de hacer excesos así que hice una

Hoja de Excel

donde apunté los nombres de todos los empleados de la empresa y el detalle y percepción obtenido con cada una de las conversaciones, algo que parecía realmente enfermizo pero que era absolutamente necesario. Luego estaba la estrategia a seguir ¿cómo sacar el tema de preferencias cara a desarrollar un manual de formacion en vibración? Desde luego la tarea no iba a resultar sencilla, pero

hubo que ponerse manos a la obra….

Ejemplo1

Café mañanero con uno de los especialistas en termografía, pero que también sabía de vibración. Me caía bastante bien y solíamos hablar de películas y televisión fundamentalmente, pero ese día una vez que me sirvo el café (tras él por supuesto) paso a abordarle:

Yo

«Desde luego, el trabajo siempre será trabajo ¿Eh, javier? Te lo comento puesto que más de una vez me planteo como sería mi actividad ideal, pensando en todo lo que nos quejamos sobre el poco sueldo que cobramos, la cantidad de tiempo que nos quita, …. Pero luego al final si te preguntarán cual sería tu trabajo ideal seguramente no sabrías dar una única respuesta. Fíjate, que yo dentro de esta empresa elaboraría este particular top 3 de actividades que haría sin rechistar:

(1) Gestión de Presupuestos, (2) Soporte Técnico y Comercial a nivel de diagnóstico en rodamientos; se trata de un elemento que me fascina, por su perfecto diseño, su perfección geométrica y que aún así fallen y generen los problemas que ocasionan a las plantas, y finalmente (3)Campañas de Marketing.

¿Y tú? ¿Qué piensas de esto? Seguro que ya lo has pensado con anterioridad.»

Javier

«Pues la verdad es que no, pero si he de decirte la verdad tienes toda la razón; ahora, yo de este trabajo tendría que pensar si haría alguna tarea por propia iniciativa …. pues mira, lo voy a pensar y ya te lo comentaré …»

Y así fui pasando el trago con diferentes empleados, en muchos de los casos con verdaderas dificultades pues la relación no era tan fluida como con Javier y hube de ingeniármelas para

Manipular las Conversaciones,

pero al final con técnicas normales sin necesidad de:

• Coacción física ni mental

• Emborrachar a nadie

• Recurrir al suero de la verdad

conseguí mi objetivo, si bien sí hube de alargar varias comidas y gastarme algún euro de más en cafés y cervezas pero todo sea por evitar tensiones en el trabajo. Eso sí, las preferencias hubo que cuadrarlas pues obviamente podían existir solapes, es decir, que:

1. A este le gustará lo mismo que al otro
2. Que hubiera actividades que no gustarán a nadie.

Finalmente hice un

Cuadro Resumen

incluyendo a los 10 empleados (EMP1, 2, …, 10) que podían ayudarme; dado que las actividades se solapaban en muchos casos y otras no las quería nadie por lo que me tocó personalizar la hoja con su Curriculum Académico, algo que ya se salía de mi interés por no generar conflictos en la elaboración de este dichoso manual de formación para lo que utilicé otro color (rojo) por lo que finalmente 3 personas tendrían que realizar actividades de poca apetencia para ellos.

¿Qué hice para no desentonar con ellos? (a negro las preferencias personales a rojo las de CV)

A los

7 Privilegiados

les limité el alcance de los trabajos puesto que no se trataba de preparar un manual de formacion de 500 páginas, sino un nivel II, y como ya sabéis existen otros niveles superiores, mientras que a los 3 perdedores les dí libertad para desarrollar los temas ….

Si bien lo más engorroso vino en la exigencia de

Plazos de Entrega

así como con los problemas de ausencia de muchos de ellos en oficina que les obligó a trabajar en fines de semana o fuera de horas de trabajo, pero siempre eso resulta menos problemático si has de

trabajar en algo que te gusta ¿no?

Por todo ello el proceso finalmente resultó un éxito aunque a mí me tocó meterme una buena paliza para finalmente encajar cada una de las partes en un manual que tuviera cierto sentido y que pudiera utilizarse cara al curso. Finalmente también tuve que

Coordinar su Contenido

con el Instructor Elegido que curiosamente era uno de los no afortunados en el proceso anterior, por lo que encima tuve que la obligación mora de transigir en el detalle de ciertos contenidos.

Únicamente eché de menos la

Poca Visión Comercial

de los directivos de mi Empresa para aprovechar el contenido de ese manual para actividades promocionales de la compañía, ya no digo venderlo en el mercado pues es obvio que se trata de manuales de formacion de post-grado, orientados hacia la actividad profesional y que nunca alcanzan el nivel de detalle teórico de muchos de los libros que existen sobre análisis vibracional. Pero desde luego se podía haber entregado como artículo de regalo si compras este o aquel otro aparato de nuestra compañía. En el fondo allí figuraba parte del know how de la empresa y ese era un modo de fácil promoción y difusión.

Y en relación a tí querido lector seguro que este boletín te ha tocado la fibra pues dispondrás de algún que otro

Manual de Formacion de Referencia,

al que habrás recurrido en varias ocasiones para revisar este o aquel contenido, y podrás haber echado en falta más detalle o calidad en el mismo. Por ello este artículo no te quita ni da razón, simplemente te da un enfoque de la dificultad que entraña su realización pues el enfoque es distinto al que se persigue con un libro al uso de teoría de la vibración u otros temas técnicos. que simplemente es comercial o de lograr una determinada cuota de mercado.

En los casos que te indico el objetivo es conseguir que personas con un conjunto dispar de tareas logren el nivel de especialización suficiente para lograr solucionar cada problemas que sobre esa especialidad se presente en planta, en base a sus recursos disponibles (este o aquel nivel de software o hardware) y en los plazos de tiempo que su empresa demande. Por eso, creí conveniente transmitiros esta vivencia profesional que seguro que te hará valorar más cada uno de tus manuales de formacion disponibles así como el compromiso para contigo de toda la empresa que lo realizó.

Pues nada más, despedirme hasta la próxima semana donde podrás revisar nuestro nuevo boletín …… Si quieres leer más entradas como esta tienes simpáticas experiencias como estas por ejemplo en grupo de formacion o curso de sistemas.