Una adecuada Comunicación pasa por Mejorar tus Informes de Gestion

En este número de la sección Dilbert, tutorial sobre Transmisión de Calor y en la Sección de Historias de Mantenimiento recomendaciones para mejorar vuestros Informes de Gestion.

informes de gestion

Comenzamos con Dilbert y los Problemas que presenta para

Documentar y Reportar la Gestion

¿Políticamente Incorrecto?

Desde luego si tenéis que presentar informes de gestion evitad estas malas prácticas comunicativas. Seguramente te buscarán un sustituto:

comic sobre informes de gestion

Comunicar no equivale a Sinceridad

Por supuesto puedes generar una paradoja espacio-tiempo del tipo siguiente: “si una empresa necesita asesoría, ese es el problema” y ¡Debo tirar piedras contra mi propio tejado!

comic sobre informes de gestion

En la siguiente sección, el tutorial, ¿cómo no ibamos a hablar en alguno de estos mini-cursos sobre los fenómenos de

Transmisión de Energía

En este caso, simplemente de modo introductorio entender las características de los 3 principales modos de transmisión de calor para que mejoréis vuestra base conceptual sobre el particular.

informes de gestion

Cualquier actividad de mantenimiento requiere con cierta periodicidad la realización de

Informes de Gestion.

En este sentido siempre será conveniente conocer una serie de aspectos mínimos a tener en cuenta para su realización, si bien particularizados al contexto de esta actividad.

informes de gestion

Ya se han indicado en varias de las entradas del blog algunas de estas consideraciones, si bien de manera general se podría decir que el

Departamento de Mantenimiento

presenta las siguientes particularidades como departamento:

  • Se trata de un departamento de staff, por lo que los informes de gestion deberán aunar claridad y precisión para que consigan su objetivo de modelar o dirigir ciertos procesos de decisión típicamente en producción.
  • Es fundamental acompañar cualquier recomendación o acción de una prioridad en la actuación, dado que cualquier decisión empresarial debe ir acompasada del resto de acciones del sistema logístico. Por eso si alguna de nuestras recomendaciones plantea discrepancias con la línea de acción de la compañía deberemos indicar y justificar las causas de cada una de las recomendaciones; esto es algo a considerar particularmente en mantenimiento donde en muchas empresas se trata de un departamento aislado del resto de áreas y con un modo de actuación liberado de una línea jerárquica directa, sino simplemente con los objetivos de mejorar ciertos indicadores de producción.
  • En la medida que una actividad fundamentalmente de Ingeniería se deben adjuntar todas aquellas gráficas o ecuaciones que aporten trazabilidad y calidad a cada diagnóstico realizado, usando una adecuada presentación destacando en él los aspectos clave a valorar por parte de cada gestor.
  • Gestionar el factor tiempo. En la época actual cada vez es más frecuente encontrar integración en los diferentes sistemas de información de planta; por esa razón aprovechar sus funcionalidades para realizar rápidos y certeros diagnósticos debe ser una constante en nuestro trabajo. De ese modo mejoraremos el grado de comunicación y realimentación de la información entre departamentos. En la época actual el formato del informe y prioridad debería estar prácticamente automatizado desde el software de mantenimiento.

Estos serían los aspectos generales a controlar, si bien en base a mi experiencia con diferentes trabajos de gestion y personal de mantenimiento te adjuntaría los siguientes

Consejos de Mejora de tus Informes de Gestion,

y que te recomiendo utilices en tu día a día como analista o ingeniero de mantenimiento:

  • Simplifica los Formatos

En general, la simplicidad es un factor deseable cuando se han de tomar decisiones con celeridad y en un entorno empresarial ciertamente turbulento como el actual, por eso no compliques los formatos como pasó con el siguiente ejemplo:

En una planta Metalúrgica integrando el sistema de Gestión de Órdenes de Trabajo (Máximo) con el Software de Predictivo tuvieron problemas de funcionalidad para integrar nuestros informes de condición con 3 prioridades (alarma, observación y buena condición) en un complejo sistema de prioridades de las Ordenes de Trabajo. En aquella ocasión se dio preponderancia al sistema de gestion Maximo, más cercano a la dirección de Mantenimiento y Producción, generando ineficiencias en el sistema y decisiones inadecuadas.

informes de gestion

El ejemplo indicado de 3 estados de severidad sería un buen punto de partida debiendo adecuarlo a las denominaciones y criterios de la arquitectura comunicación en planta.

  • Usa Mensajes Cortos y Concretos

“Nada se transmite con mayor facilidad que la inseguridad.”

A este respecto se recomendaría utilizar mensajes concisos y orientados hacia la verdadera problemática existente. Como muestra se adjunta el siguiente ejemplo:

Los rodamientos suelen presentar sintomática muchas veces asociada a los niveles de carga en la rodadura. Eso puede hacer que los síntomas se manifiesten con mayor o menor claridad entre las sucesivas medidas realizadas. Ante esa situación no se deben cambiar las indicaciones de severidad pues el problema siempre es el mismo, y si se quiere hacer mención a una menor manifestación del problema se debe adjuntar algún gráfico o comentario que nos cubra las espaldas ante posibles incidencias en el equipo.

informes de gestion

En definitiva, si uno tiene una gripe seguro que en reposo o con antibióticos se manifiesta menos el problema pero ahí sigue estando debiéndose siempre corregir antes de poder reanudar nuestro ritmo de vida normal.

  • Usa Gráficos Significativos y Simples

“Una imagen vale más que mil palabras,”

si bien una imagen borrosa puede hacernos perder tiempo en su interpretación. Cualquier acción de mantenimiento estará justificada por cambios en gráficas, indicadores en alarma, horas de operación excesivas, …. y en muchos casos por combinaciones de todas ellas siendo habitual preparar completísimos gráficos multiparámetricos que permitan desarrollar todas las posibilidades de nuestros software de gestion.

ERROR,

nada se agradece más que la simplicidad cuando se ha de tomar una decisión de gran responsabilidad, lo entenderéis perfectamente con el siguiente ejemplo:

Una máquina presenta una problemática en correas por desalineación, si bien para presentar un gráfico justificativo de la problemática se toma la temperatura en uno de los rodamientos más afectados por la sobrecarga algo que nos puede dar una idea más clara sobre la severidad. Ahora bien en ese caso más que la gráfica de la temperatura (termograma), simple y fácil de entender, sería más adecuado presentar una tendencia de vibración donde pueda entenderse porque la máquina presenta problemas de desalineación y cuál es la severidad detectada en ese problema. Pensad que muchos rodamientos presentan temperatura por otras causas que la sobrecarga dinámica.

informes de gestion

Del mismo modo, deberíais incluir gráficas o fotos del equipo que pueden distraer la atención del destinatario en aras de una mayor estética o mejor presentación. Recordad a este respecto la entrada de grafico de tendencia.

  • Menciona el Histórico del Equipo

Si hemos de decidir sobre uno de los miles de equipos que pueblan la planta, siempre será deseable que le conozcamos sino por su código de planta, en general poco nemotécnico, sí por sus problemas históricos. En general son

“los hechos que se salen de la rutina los que siempre quedan grabados en nuestra memoria.”

Lo entenderéis perfectamente con el siguiente ejemplo:

Máquina con problemática crónica de tipo estructural, que paró producción por fallo en rodamiento del grupo de bombeo. Ese mismo apoyo presentó problemas en el futuro pese a rigidizar la base y alineación de la cadena cinemática; pues bien, se debe hacer mención a esos problemas históricos para remarcar que se trata de una ubicación problemática sobre la que cualquier decisión presentará una mayor o menor repercusión.”

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Ignorar este punto es uno de los grandes errores en mantenimiento, puesto que es uno de los principales fuentes de conocimiento en la actividad, la particular idiosincrasía de cada equipo y sus modos de fallo en relación a otros de características similares; recordad por ejemplo la entrada documento de control. Por eso

usar el Conocimiento del Histórico en nuestros informes de gestion reforzará nuestra reputación y la valoración que de nuestra recomendación pueda efectuarse.

  • Describe las Consecuencias de los Fallos

Si bien se trata de un aspecto más bien de gestion de producción, no en vano mantenimiento y todo su management están orientados a reducir y/o evitar las consecuencias de los diferentes fallos en planta. Pese a que es algo que se aleja de la labor de recomendación basada en el diagnóstico del equipo, ayudará al gestor a filtrar de una manera más rápida la decisión, incluso en ciertas situaciones recordándole ciertos aspectos de la operativa de detalle de la planta que pueda tener olvidados. Véase el siguiente ejemplo:

“Se trata de un equipo de bombeo de carácter auxiliar, incluido en la zona de servicios de planta si bien las consecuencias de su fallo pueden ser importantes al bombear un fluido de importantes consecuencias medioambientales. Es de agradecer incluir en la sección de comentarios de los informes de gestion las consecuencias que su paro podría tener cara a esos aspectos y los costes de oportunidad derivados de esa posible falla de máquina.”

informes de gestion

Recuérdese en este sentido la entrada relativa a costes de oportunidad.

  • Generar un Dossier Post-Intervención

Pese a que no pueda estar incluido en nuestros procedimientos de trabajo sí resulta fundamental incluir en los informes de gestion un dossier donde se incluya la evolución de los parámetros más significativos tras la posible intervención y los ahorros generados con la misma como ya se comentó en la entrada de coste de oportunidad. Para este dossier muchas de las recomendaciones anteriores dejarían de tener validad pues aquí sí podría tener validez la floritura y la estética, es decir:

  • Usar completos gráficos
  • Incluir estimaciones de ahorros
  • Apuntarnos hacia nuestro departamento cualquier beneficio derivado de la acción de mantenimiento

y un largo etcétera….

informes de gestion

,y finalmente para que tu trabajo no quede en el anonimato:

  • Incluir tu nombre en el Informe

Todos tenemos nuestras aspiraciones, y a nadie le guste que su buen trabajo pueda pasar desapercibido. En ese sentido siempre sería recomendable que vuestro nombre o alías aparecieran en la firma o autoría de cualquier informe de gestion que se precie. Y si es para mal también pues ante cualquier equivocación se han de asumir las responsabilidades que nos da nuestro sueldo y estatus en la organización.

informes de gestion

Seguro que tu también realizas

Informes de Gestion de Mantenimiento

que habrás de usar como modelo de comunicación y asesoría con otros departamentos. No es el objeto de la entrada cambiar tu modo de actuación que seguro es correcto, sino optimizarlo para que puedas sacar todo el partido a tus sistemas de gestion de información en Mantenimiento. Seguro que alguna de las recomendaciones anteriores te ha resultado de utilidad si bien el problema siempre los tendrás para implementarla, pues

¿Cómo justificar el cambio?

Resulta difícil siempre llevar a cabo cambios en sistemas y procedimientos que no tienen una incidencia en forma de ahorros o beneficios, pero seguro que tienes la autonomía suficiente para ello. Si no es el caso tendrás un problema organizativo en tu empresa puesto que mantenimiento como unidad de staff debe contar con el grado de independencia funcional para gestionar el modo de transmitir y comunicar su información. Piensa, querido colega de profesión que se trata de las pocas autoridades funcionales que realmente presentaría nuestro departamento. Ya sabes, que en casi todo se depende de

Producción.

Por eso, para el correcto desempeño de tu actividad y la de tus empleados te sugeriría que optimizaras el formato de tus informes de gestion y que valorarás de algún modo los réditos por el cambio. En mi experiencia sí que podría indicarte que en muchos períodos de tiempo puede ocurrir que exista cierta estabilidad y cierta tendencia a la complacencia con la situación de las máquinas. Ya sabes que muchos activos nunca tienen problemas o la evolución de los mismos al fallo puede resultar lenta.

Por eso,

“cualquier tipo de mejora a nivel de procedimiento o metodología puede resultar vistosa y actuar como escaparate de la buena labor que seguro venís realizando en mantenimiento”.

Pues nada, ya sabes que hasta el próximo boletín dentro de  15 días esperando haber resultado de ayuda para tu gestion diaria en el departamento. Suerte, y ya sabes que tienes la sección de comentarios para sugerir o aportar algo sobre el contenido del artículo.informes de gestion

 

 

 

 

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